Aveți o foaie de calcul Excel uriașă din care nu puteți face cap sau coadă?
Este timpul să vă organizați lista de contacte într-o bază de date Microsoft Access. Este mult mai ușor decât îți poți imagina și cu siguranță vei fi mulțumit de rezultate. Acest tutorial vă va ghida prin întregul proces pas cu pas. Dacă nu aveți propria foaie de calcul și doriți să urmați tutorialul, puteți descărca exemplul de fișier Excel folosit pentru a genera tutorialul.
Creează o nouă bază de date Access 2013
Dacă nu aveți o bază de date existentă pe care o utilizați pentru a stoca informații de contact, probabil că veți dori să creați o nouă bază de date de la zero. Pentru a face acest lucru, selectați pictograma Baza de date desktop goală din ecranul Noțiuni introductive cu Microsoft Office Access. Vi se va prezenta ecranul de mai sus. Furnizați bazei de date un nume, selectați butonul Creați și veți fi în afaceri.
Începeți procesul de import Excel
Selectați fila Date externe din partea de sus a ecranului Acces și faceți dublu clic pe butonul Excel pentru a începe procesul de import Excel.
Selectați sursa și destinația
În continuare, vi se va prezenta ecranul prezentat mai sus. Selectați Butonul Răsfoire și navigați la fișierul pe care doriți să îl importați. După ce ați găsit fișierul corect, selectați butonul Deschidere.
În jumătatea de jos a ecranului, vi se prezintă opțiuni de destinație de import. În acest tutorial, suntem interesați să convertim o foaie de calcul Excel existentă într-o nouă bază de date Access, așa că vom alege Importați datele sursă într-un tabel nou din baza de date actuală Alte opțiuni de pe acest ecran vă permit să:
- Conectați baza de date la o foaie Excel, astfel încât modificările din foaia sursă să fie reflectate în baza de date.
- Importați date într-un tabel de bază de date existent.
După ce ați selectat fișierul și opțiunea corecte, selectați OK pentru a continua.
Selectați titlurile coloanelor
Asigurați-vă că caseta Primul rând conține titluri de coloane este selectată dacă primul rând al foii de calcul are nume de coloane pentru date, cum ar fi Nume, Prenume și Adresă. Aceasta va instrui Access să trateze primul rând ca nume, mai degrabă decât ca date reale care să fie stocate în lista de contacte.
Selectați Următorul pentru a continua.
Creați orice indexuri dorite
Indexurile bazei de date sunt un mecanism intern care poate fi folosit pentru a crește viteza cu care Access poate găsi informații în baza de date. Puteți aplica un index la una sau mai multe dintre coloanele bazei de date la acest pas. Pur și simplu selectați meniul derulant Indexed și selectați opțiunea corespunzătoare.
Rețineți că indexurile creează multă suprasarcină pentru baza de date și vor crește cantitatea de spațiu pe disc utilizată. Din acest motiv, doriți să mențineți coloanele indexate la minimum. În baza noastră de date, cel mai adesea vom căuta numele de familie al persoanelor de contact, așa că haideți să creăm un index pe acest câmp. Este posibil să avem prieteni cu același nume de familie, așa că vrem să permitem duplicate aici. Asigurați-vă că coloana Nume este selectată în partea de jos a ferestrei și apoi selectați Da (duplicate OK) din meniul derulant indexat.
Selectați Următorul pentru a continua.
Selectați o cheie primară
Cheia primară este folosită pentru a identifica în mod unic înregistrările dintr-o bază de date. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să permiteți accesului să genereze o cheie primară pentru dvs. Selectați opțiunea Lăsați accesul să adauge cheia principală și apăsați Următorul pentru a continua. Dacă sunteți interesat să vă alegeți propria cheie primară, vă recomandăm să citiți articolul nostru despre cheile bazei de date.
Dumește-ți masa
Trebuie să oferiți accesului un nume care să facă referire la tabelul dvs. Introduceți acest lucru în câmpul corespunzător și selectați butonul Finish.
Vizualizați datele dvs
Veți vedea un ecran intermediar care vă întreabă dacă doriți să salvați pașii folosiți pentru a vă importa datele. Dacă nu, continuă și selectează Închide.
Veți reveni apoi la ecranul principal al bazei de date, unde vă puteți vizualiza datele, făcând dublu clic pe numele tabelului din panoul din stânga.
Felicitări, ați importat cu succes datele dvs. din Excel în Access!
