Ce trebuie să știți
- Folosiți miniaturi: accesați Fișier > Informații > Proprietăți > Proprietăți avansate > Rezumat și bifați Salvați miniaturile pentru toate documentele Word.
- Actualizați proprietăți: accesați Fișier > Informații > Proprietăți 64333452 Proprietăți avansate > Rezumat . Introduceți comentarii, cuvinte cheie și alte informații.
- Alte sfaturi: creați foldere pentru a salva și sorta fișierele Word și utilizați un sistem coerent de denumire a fișierelor pentru a găsi rapid fișierele dorite.
Acest articol oferă sugestii despre organizarea fișierelor Microsoft Word. Instrucțiunile acoperă Word 2019 până în 2010 și Word pentru Microsoft 365.
Salvați toate fișierele Word cu miniaturi
Salvarea fișierelor Word cu o imagine de previzualizare sau o miniatură facilitează identificarea documentului de care aveți nevoie fără a-l deschide.
Pentru a salva toate documentele Word cu o imagine de previzualizare sau o imagine în miniatură:
-
În Microsoft Word, deschideți un document gol sau existent, apoi accesați fila Fișier.
Image -
Selectați Informații.
Image -
Selectați Properties și alegeți Advanced Properties.
Image -
În caseta de dialog Proprietăți, accesați fila Rezumat.
Image -
Selectați caseta de selectare Salvare miniaturi pentru toate documentele Word.
Image -
Selectați OK.
Image
Actualizați proprietățile documentului Word
Dacă lucrați cu mai multe documente Word care au nume și locații similare, utilizați caracteristica proprietăților documentului Word.
-
Deschideți documentul la care doriți să adăugați proprietăți descriptive, apoi accesați fila Fișier.
Image -
Selectați Informații.
Image -
Selectați Properties și alegeți Advanced Properties.
Image -
În caseta de dialog Proprietăți, accesați fila Rezumat.
Image -
Introduceți comentarii, cuvinte cheie, categorii, un titlu și informații despre subiect pentru a vă ajuta să vă distingeți fișierele.
Image - Selectați OK pentru a aplica modificările și a închide caseta de dialog. Când vine timpul să faceți o căutare, Word poate găsi exact ceea ce aveți nevoie.
Creați foldere pe computer și utilizați-le
Configurați un folder pentru documentele dvs. Word și denumiți-l ceva ce nu veți uita, cum ar fi MyWordDocs Populați-l cu dosare numite într-un mod care să aibă sens pentru dvs. și utilizați aceste foldere pentru a salva și sorta fișierele Word. Dacă produceți note de întâlnire săptămânală, de exemplu, creați un folder pentru acele note și includeți dosare suplimentare în el timp de luni sau ani.
Dacă aveți ani de documente Word pe computer și nu aveți timp să le deschideți pe fiecare și să decideți dacă să le păstrați sau nu, creați un folder pentru fiecare an și mutați documentele în acele foldere. Aceasta este o modalitate bună de a stoca fișiere mai vechi până când aveți timp să organizați fișierele într-un mod care să funcționeze pentru dvs.
Utilizați un sistem consecvent de denumire a fișierelor
Stabiliți un sistem de denumire pentru a găsi rapid fișierele dorite. Există multe moduri de a vă denumi fișierele. Alegeți un sistem de denumire și utilizați-l în mod consecvent.
Iată câteva sugestii:
- Includeți tipul de document în numele fișierului, de exemplu, contract, închiriere sau buletin informativ. În acest fel, puteți să vă uitați la numele fișierului pentru a găsi un fișier.
- Începeți numele fișierului cu numele clientului (sau numele de familie al destinatarului dacă documentele sunt litere).
- Includeți data în numele fișierului.
Fă-ți timp
Dacă unitatea de hard disk a computerului are spațiu de stocare redus, nu vă ocupați de sarcinile organizaționale dintr-o dată. Împărțiți lucrarea în bucăți ușor de gestionat și petreceți 15 minute pe zi lucrând la ea.
Pe măsură ce organizați fișierele Word pe computer, puneți fiecare fișier într-unul dintre folderele pe care le-ați creat, creați un folder nou sau ștergeți fișierele de care nu mai aveți nevoie. Dacă nu sunteți sigur ce să faceți cu un fișier, puneți-l într-un dosar intitulat HoldUntilDate și alegeți o dată în viitor la care, dacă nu ați deschis folderul până atunci, veți vă veți simți confortabil dacă îl ștergeți.
Indiferent de tipurile de foldere pe care le creați, puneți-le în folderul principal Word, astfel încât să știți unde să căutați.
