Excel nu are capabilitățile de gestionare a datelor ale programelor de baze de date relaționale, cum ar fi SQL Server și Microsoft Access. Totuși, ceea ce poate face este să servească drept o bază de date simplă care îndeplinește cerințele de gestionare a datelor.
În Excel, datele sunt organizate folosind rândurile și coloanele dintr-o foaie de lucru. Funcția tabel facilitează introducerea, editarea și manipularea datelor.
Aceste instrucțiuni se aplică versiunilor Excel 2019, 2016, 2013, 2010 și Excel pentru Microsoft 365.
Termeni pentru baze de date: înregistrări și câmpuri
O bază de date este o colecție de informații conexe stocate în unul sau mai multe fișiere de computer. Adesea, datele sunt organizate în tabele astfel încât să poată fi actualizate, sortate, corectate și filtrate cu ușurință.
O bază de date simplă, cum ar fi Excel, deține toate informațiile despre un subiect într-un singur tabel. Bazele de date relaționale, pe de altă parte, constau din multe tabele, fiecare conținând informații despre subiecte diferite, dar înrudite.
Înregistrări
În terminologia bazei de date, o record deține toate informațiile sau datele despre un anumit obiect din baza de date. În Excel, fiecare celulă dintr-o foaie de lucru conține o informație sau o valoare.
Câmpuri
Fiecare element de informație dintr-o înregistrare a bazei de date, cum ar fi un număr de telefon sau un număr stradal, este denumit un câmp. În Excel, celulele individuale ale unei foi de lucru servesc ca câmpuri, deoarece fiecare celulă poate conține o singură informație despre un obiect.
Nume câmpuri
Este vital să organizați o bază de date, astfel încât să puteți sorta sau filtra datele pentru a găsi informații specifice. Adăugarea de titluri de coloane, cunoscute sub numele de nume de câmpuri, facilitează introducerea datelor în aceeași ordine pentru fiecare înregistrare.
Eșantion de bază de date
În imaginea de mai sus, fiecare elev are un rând separat în tabel care conține toate informațiile disponibile despre el.
Fiecare celulă dintr-un rând este un câmp care conține o informație. Numele câmpurilor din rândul antetului vă ajută să vă asigurați că datele rămân organizate, păstrând toate datele despre un anumit subiect, cum ar fi numele sau vârsta, în aceeași coloană pentru toți studenții.
Instrumente de gestionare a datelor Excel
În plus, Microsoft are mai multe instrumente de date pentru a facilita lucrul cu cantități mari de date stocate în tabelele Excel și pentru a le menține în stare bună.
Folosirea unui formular pentru înregistrări
Unul dintre aceste instrumente este formularul de date. Îl puteți folosi pentru a găsi, edita, introduce sau șterge înregistrări în tabele care conțin până la 32 de câmpuri sau coloane.
Formularul implicit include o listă de nume de câmpuri în ordinea în care sunt aranjate în tabel, pentru a se asigura că utilizatorii introduc înregistrările corect. Lângă numele fiecărui câmp este o casetă de text pentru introducerea sau editarea câmpurilor individuale de date.
Deși este posibil să creați formulare personalizate, crearea și utilizarea formularului implicit este adesea tot ceea ce este necesar.
Eliminați înregistrările de date duplicate
O problemă comună cu toate bazele de date sunt erorile de date. Pe lângă greșelile simple de ortografie sau câmpurile lipsă de date, înregistrările de date duplicat pot fi o îngrijorare, deoarece un tabel de date crește în dimensiune.
Alte instrumente de date Excel pot fi folosite pentru a elimina aceste înregistrări duplicate - fie duplicate exacte, fie parțiale.
Sortarea datelor în Excel
Sortarea înseamnă reorganizarea datelor în funcție de o anumită proprietate, cum ar fi sortarea unui tabel în ordine alfabetică după nume de familie sau cronologic de la cel mai vechi la cel mai mic.
Opțiunile de sortare ale Excel includ sortarea după unul sau mai multe câmpuri, sortarea personalizată, cum ar fi după dată sau oră și sortarea după rânduri, ceea ce face posibilă reordonarea câmpurilor într-un tabel.
