Ce trebuie să știți
- Introduceți datele în celule în coloane și rânduri pentru a crea o bază de date de bază.
- Dacă utilizați anteturi, introduceți-le în prima celulă din fiecare coloană.
- Nu lăsați niciun rând necompletat în baza de date.
Acest articol explică cum să creați o bază de date în Excel pentru Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel pentru Mac, Excel pentru Android și Excel Online.
Introduceți datele
Formatul de bază pentru stocarea datelor într-o bază de date Excel este un tabel. După ce a fost creat un tabel, utilizați instrumentele de date Excel pentru a căuta, sorta și filtra înregistrările în baza de date pentru a găsi informații specifice.
Pentru a urma acest tutorial, introduceți datele așa cum sunt afișate în imaginea de mai sus.
Introduceți rapid ID-urile studenților
- Introduceți primele două ID-uri, ST348-245 și ST348-246, în celulele A5și A6, respectiv .
- Evidențiați cele două ID-uri pentru a le selecta.
- Trageți mânerul de umplere în celula A13.
Restul codurilor de student sunt introduse corect în celulele de la A6 la A13.
Introduceți datele corect
La introducerea datelor, este important să vă asigurați că acestea sunt introduse corect. În afară de rândul 2 dintre titlul foii de calcul și titlurile coloanelor, nu lăsați alte rânduri goale atunci când introduceți datele. De asemenea, asigurați-vă că nu lăsați nicio celulă goală.
Erorile de date cauzate de introducerea incorectă a datelor sunt sursa multor probleme legate de gestionarea datelor. Dacă datele sunt introduse corect inițial, este mai probabil ca programul să vă ofere rezultatele dorite.
Rândurile sunt înregistrări
Fiecare rând de date dintr-o bază de date este cunoscut ca înregistrare. Când introduceți înregistrări, țineți cont de aceste reguli:
- Nu lăsați niciun rând necompletat în tabel. Aceasta include să nu lăsați un rând necompletat între titlurile coloanelor și primul rând de date.
- O înregistrare trebuie să conțină date despre un singur articol anume.
- O înregistrare trebuie să conțină, de asemenea, toate datele din baza de date despre acel articol. Nu pot exista informații despre un articol în mai mult de un rând.
Coloanele sunt câmpuri
În timp ce rândurile dintr-o bază de date Excel sunt denumite înregistrări, coloanele sunt cunoscute ca câmpuri. Fiecare coloană are nevoie de un titlu pentru a identifica datele pe care le conține. Aceste titluri se numesc nume de câmpuri.
- Numele câmpurilor sunt folosite pentru a se asigura că datele pentru fiecare înregistrare sunt introduse în aceeași secvență.
- Datele dintr-o coloană trebuie introduse folosind același format. Dacă începeți să introduceți numere ca cifre (cum ar fi 10 sau 20), continuați așa. Nu schimbați parțial și începeți să introduceți numere ca cuvinte (cum ar fi zece sau douăzeci). Fii consecvent.
- Tabelul nu trebuie să conțină coloane goale.
Creează tabelul
Odată ce datele au fost introduse, acestea pot fi convertite într-un tabel. Pentru a converti datele într-un tabel:
- Evidențiați celulele A3 la E13 în foaia de lucru.
- Selectați fila Acasă.
- Selectați Format ca tabel pentru a deschide meniul drop-down.
- Alegeți opțiunea albastră Stil tabel mediu 9 pentru a deschide caseta de dialog Formatare ca tabel.
- În timp ce caseta de dialog este deschisă, celulele de la A3 la E13 din foaia de lucru sunt înconjurate de o linie punctată.
- Dacă linia punctată înconjoară intervalul corect de celule, selectați OK în caseta de dialog Formatare ca tabel.
- Dacă linia punctată nu înconjoară intervalul corect de celule, evidențiați intervalul corect în foaia de lucru și apoi selectați OK în caseta de dialog Formatare ca tabel.
Lângă fiecare nume de câmp sunt adăugate Săgeți drop-down, iar rândurile tabelului sunt formatate alternativ în albastru deschis și închis.
Utilizați instrumentele de bază de date
După ce ați creat baza de date, utilizați instrumentele situate sub săgețile drop-down de lângă numele fiecărui câmp pentru a sorta sau filtra datele.
Sort Data
- Selectați săgeata drop-down de lângă câmpul Nume.
- Selectați Sortare de la A la Z pentru a sorta baza de date în ordine alfabetică.
- Odată sortat, Graham J. este prima înregistrare din tabel, iar Wilson R este ultima.
Filtrați datele
- Selectați săgeata drop-down de lângă câmpul Program.
- Selectați caseta de selectare de lângă Selectați toate pentru a debifa toate casetele de selectare.
- Bifați caseta de selectare de lângă Afaceri pentru a adăuga o bifă la casetă.
- Selectați OK.
- Numai doi studenți, G. Thompson și F. Smith sunt vizibili, deoarece sunt singurii doi studenți înscriși în programul de afaceri.
- Pentru a afișa toate înregistrările, selectați săgeata drop-down de lângă câmpul Program și selectați Șterge filtrul din „ Program.”
Extinde baza de date
Pentru a adăuga înregistrări suplimentare în baza de date:
- Plasați cursorul mouse-ului peste punctul mic din colțul din dreapta jos al tabelului.
- Indicatorul mouse-ului se transformă într-o săgeată cu două capete.
- Apăsați lung butonul din dreapta al mouse-ului și trageți cursorul în jos pentru a adăuga un rând gol în partea de jos a bazei de date.
-
Adăugați următoarele date la acest nou rând:
Celula A14: ST348-255
Celula B14: Christopher
Celula C14: A.
Celula D14: 22
Celula E14: Știință
Completați formatarea bazei de date
- Evidențiați celulele A1 la E1 în foaia de lucru.
- Selectați Acasă.
- Selectați Îmbinare și Centrare pentru a centra titlul.
- Selectați Culoarea umplerii pentru a deschide lista derulantă a culorilor de umplere.
- Alegeți Albastru, Accent 1 din listă pentru a schimba culoarea de fundal din celulele A1 în E1 în albastru închis.
- Selectați culoarea fontului pentru a deschide lista drop-down cu culorile fontului.
- Alegeți Alb din listă pentru a schimba culoarea textului din celulele A1 în E1 în alb.
- Evidențiați celulele A2 la E2 în foaia de lucru.
- Selectați Culoarea umplerii pentru a deschide lista derulantă a culorilor de umplere.
- Alegeți Albastru, Accent 1, Mai deschis 80 din listă pentru a schimba culoarea de fundal din celulele A2 în E2 în albastru deschis.
- Evidențiați celulele A4 la E14 în foaia de lucru.
- Selectați Centru pentru a alinia în centru textul din celulele A14 la E14.
Funcții baze de date
Sintaxă: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Unde funcția D este una dintre următoarele:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUS
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Tip: Bază de date
Funcțiile bazei de date sunt convenabile atunci când Foi de calcul Google sunt utilizate pentru a menține date structurate, cum ar fi o bază de date. Fiecare funcție de bază de date, Dfunction, calculează funcția corespunzătoare pe un subset al unui interval de celule privit ca un tabel de bază de date. Funcțiile bazei de date au trei argumente:
- Database_arr este un interval, o matrice încorporată sau o matrice generată de o expresie matrice. Este structurat astfel încât fiecare rând după rândul 1 să fie o înregistrare a bazei de date, iar fiecare coloană să fie un câmp al bazei de date. Rândul 1 conține etichetele pentru fiecare câmp.
- Field_str|num indică ce coloană (câmp) conține valorile de mediat. Acesta poate fi exprimat fie ca numele câmpului (șir de text), fie ca numărul coloanei, unde coloana din stânga ar fi reprezentată ca 1.
- Criteria_arr este un interval, o matrice încorporată sau o matrice generată de o expresie matrice. Este structurat astfel încât primul rând să conțină numele câmpurilor cărora li se va aplica criteriul (criteriile), iar rândurile ulterioare conțin testele condiționate.
Primul rând din Criterii specifică numele câmpurilor. Fiecare alt rând din Criterii reprezintă un filtru, un set de restricții asupra câmpurilor corespunzătoare. Restricțiile sunt descrise utilizând notația Query-by-Example și includ o valoare de potrivire sau un operator de comparație urmat de o valoare de comparație. Exemple de restricții sunt: „Ciocolată”, „42”, „>=42” și „42”. O celulă goală înseamnă că nu există nicio restricție în câmpul corespunzător.
Un filtru se potrivește cu un rând al bazei de date dacă sunt îndeplinite toate restricțiile de filtru (restricțiile din rândul filtrului). Un rând de bază de date (o înregistrare) îndeplinește criteriile dacă cel puțin un filtru îi corespunde. Un nume de câmp poate apărea de mai multe ori în intervalul Criterii pentru a permite restricții multiple care se aplică simultan (de exemplu, temperatura >=65 și temperatura <=82).
DGET este singura funcție de bază de date care nu adună valori. DGET returnează valoarea câmpului specificat în al doilea argument (în mod asemănător cu un VLOOKUP) numai atunci când exact o înregistrare se potrivește cu Criteriile; în caz contrar, returnează o eroare care indică nicio potrivire sau potriviri multiple.
