Ce trebuie să știți
- Înainte de a digitiza fișierele, creați dosare și subdosare pentru a organiza fișierele.
- Asigurați-vă că scanerul sau imprimanta acceptă software-ul de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) și că aveți instalat software-ul OCR.
- Procesul este diferit, în funcție de dacă doriți să scanați un document pe Mac sau un document pe Windows.
Digitalizarea documentelor pe hârtie vă poate ajuta atunci când vă organizați documentele importante. Fișierele digitale, inclusiv PDF-urile, pot fi convertite în fișiere care pot fi căutate folosind software-ul de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) care vine de obicei cu o imprimantă. Asta înseamnă că informațiile tale nu ocupă spațiu și sunt mai ușor de găsit. De asemenea, puteți salva fișierele digitale pe CD sau DVD, pe o unitate flash, într-o unitate de stocare online. Iată cum să vă organizați documentele scanate.
Cum să folosiți un scaner pentru a vă organiza
Iată câțiva pași pe care îi puteți face pentru a vă organiza afacerea sau casa folosind un scaner. Veți avea nevoie de un scanner de documente pentru a face acest lucru. Nu trebuie să fie scump sau elegant. Dacă nu aveți unul, începeți cu aceste recenzii despre scanere foto și scanere de documente pentru cele mai bune achiziții.
Dacă nu doriți un scaner separat, o imprimantă multifuncțională ieftină va face treaba.
-
Parcurgeți documentele și decideți ce puteți digitiza și ce puteți arunca în siguranță.
Acest lucru va dura probabil ceva timp. Lucrați în trepte mici dacă este necesar.
-
Înainte de a digitiza fișierele, creați dosare și subdosare pentru a stoca fișierele. Gândiți-vă la categoriile de care aveți nevoie și configurați un folder pentru fiecare. Pune chitanțele cardului de credit într-un dosar, documentele de asigurare auto în altul. Facturile de telefon, chitanțele de alimente, facturile de reparații la domiciliu și așa mai departe pot fi plasate în dosare separate. În cadrul fiecărui folder, creați subdosare pentru fiecare an (sau lună). Este mai ușor să începeți cu un sistem organizat și să adăugați documente noi la fișierul potrivit decât să rearanjați sistemul de fiecare dată când este scanată o nouă chitanță.
Pentru a crea un dosar nou în Windows, faceți clic dreapta pe desktop și alegeți Nou > Folder Repetați acest pas în timp ce intrați în noul dosar folder pentru a crea un subdosar. Pentru a crea un dosar nou pe Mac, selectați Fișier > New Folder sau apăsați Shift+ Comandă +N
-
Asigurați-vă că scanerul sau imprimanta a venit cu software-ul de recunoaștere optică a caracterelor (OCR). Acest lucru vă permite să scanați documente în format PDF și să editați fișierele. Există șanse mari să fie instalat un software OCR decent pe computerul dvs. Windows.
Dacă software-ul OCR nu este instalat pe computer, ABBYY FineReader și Adobe Acrobat Pro DC sunt opțiuni populare.
-
Este timpul să vă scanați documentele. Modul exact în care faceți acest lucru depinde de tipul de scaner și de software-ul pe care îl utilizați.
Lifewire are ghiduri pentru scanarea documentelor pe Windows și Mac.
- Când ați terminat de digitizat documentele, păstrați-vă la curent cu documentele fizice. Asigurați-vă că scanați automat documentele de fiecare dată când primiți noi chitanțe sau documente. În caz contrar, hârtiile vor începe să se adune din nou.
