Tutorial de bază Microsoft Excel pentru începători

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-17 06:59

Excel este un program electronic de foi de calcul care este utilizat pentru stocarea, organizarea și manipularea datelor. Datele sunt stocate în celule individuale care sunt de obicei organizate într-o serie de coloane și rânduri într-o foaie de lucru; această colecție de coloane și rânduri este denumită tabel.

Programele Foi de calcul pot efectua, de asemenea, calcule pe date folosind formule. Pentru a facilita găsirea și citirea informațiilor dintr-o foaie de lucru, Excel are o serie de funcții de formatare care pot fi aplicate celulelor individuale, rândurilor, coloanelor și tabelelor întregi de date.

Deoarece fiecare foaie de lucru din versiunile recente de Excel conține miliarde de celule pe foaie de lucru, fiecare celulă are o adresă cunoscută ca referință de celulă, astfel încât să poată fi referită în formule, diagrame și alte caracteristici ale programului.

Subiectele incluse în acest tutorial sunt:

• Introducerea datelor în tabel
• Extinderea coloanelor individuale ale foii de lucru
• Adăugarea datei curente și a unui interval numit la foaia de lucru
• Adăugarea formulei de deducere
• Adăugarea formulei salariului net
• Copierea formulelor cu mânerul de umplere
• Adăugarea formatării numerelor la date
• Adăugarea formatării celulei

Introducerea datelor în foaia de lucru

Introducerea datelor în celulele foii de lucru este întotdeauna un proces în trei pași; acești pași sunt următorii:

1. Faceți clic pe celula în care doriți să fie trimise datele.
2. Tastați datele în celulă.
3. Apăsați tasta Enter de pe tastatură sau faceți clic pe altă celulă cu mouse-ul.

După cum sa menționat, fiecare celulă dintr-o foaie de lucru este identificată printr-o adresă sau o referință de celulă, care constă din litera coloanei și numărul rândului care se intersectează în locația unei celule. Când scrieți o referință de celulă, litera coloanei este întotdeauna scrisă prima urmată de numărul rândului, cum ar fi A5, C3 sau D9

Când introduceți datele pentru acest tutorial, este important să introduceți datele în celulele corecte ale foii de lucru. Formulele introduse în pașii următori folosesc referințele de celule ale datelor introduse acum.

Pentru a urma acest tutorial, utilizați referințele de celule ale datelor văzute în imaginea de mai sus pentru a introduce toate datele într-o foaie de lucru Excel goală.

Largirea coloanelor în Excel

În mod implicit, lățimea unei celule permite afișarea numai a opt caractere din orice intrare de date înainte ca aceste date să se reverse în celula următoare din dreapta. Dacă celula sau celulele din dreapta sunt goale, datele introduse sunt afișate în foaia de lucru, așa cum se vede cu titlul foii de lucru Calcule de deducere pentru angajați introduse în celula A1

Dacă celula din dreapta conține date, totuși, conținutul primei celule este trunchiat la primele opt caractere. Mai multe celule de date introduse la pasul anterior, cum ar fi eticheta Rata deducerii: introduse în celula B3 și Thompson A. introduse în celula A8 sunt trunchiate deoarece celulele din dreapta conțin date.

Pentru a corecta această problemă, astfel încât datele să fie pe deplin vizibile, coloanele care conțin acele date trebuie lărgite. Ca și în cazul tuturor programelor Microsoft, există mai multe moduri de lărgire a coloanelor. Pașii de mai jos acoperă cum să lărgiți coloanele folosind mouse-ul.

Extinderea coloanelor individuale ale foii de lucru

1. Plasați cursorul mouse-ului pe linia dintre coloanele A și B în antetul coloanei.
2. Indicatorul se va schimba într-o săgeată cu două capete.
3. Faceți clic și țineți apăsat pe butonul stânga al mouse-ului și trageți săgeata cu două capete spre dreapta pentru a lărgi coloana A până la întreaga intrare Thompson A. este vizibil.
4. Măriți alte coloane pentru a afișa datele după cum este necesar.

Lățimea coloanelor și titlurile foilor de lucru

Deoarece titlul foii de lucru este atât de lung în comparație cu celel alte etichete din coloana A, dacă acea coloană a fost extinsă pentru a afișa întregul titlu în celula A1, foaia de lucru nu numai că ar arăta ciudat, dar ar face dificilă utilizarea foii de lucru din cauza decalajelor dintre etichetele din stânga și celel alte coloane de date.

Deoarece nu există alte intrări în rândul 1, nu este incorect să lăsați titlul așa cum este, revărsându-se în celulele din dreapta. Alternativ, Excel are o caracteristică numită îmbinare și centrare, care va fi folosită într-un pas ulterioar pentru a centra rapid titlul peste tabelul de date.

Adăugarea datei și a unui interval numit

Este normal să adăugați data la o foaie de calcul - destul de des pentru a indica când foaia a fost actualizată ultima dată. Excel are un număr de funcții de dată care facilitează introducerea datei într-o foaie de lucru. Funcțiile sunt doar formule încorporate în Excel pentru a facilita finalizarea sarcinilor efectuate în mod obișnuit, cum ar fi adăugarea datei într-o foaie de lucru.

Funcția TODAY este ușor de utilizat deoarece nu are argumente – care sunt date care trebuie furnizate funcției pentru ca aceasta să funcționeze. Funcția TODAY este, de asemenea, una dintre funcțiile volatile ale Excel, ceea ce înseamnă că se actualizează de fiecare dată când se recalculează – care este de obicei oricând se deschide foaia de lucru.

Adăugarea datei cu funcția AZI

Pașii de mai jos vor adăuga funcția TODAY la celula C2 din foaia de lucru.

1. Faceți clic pe celula C2 pentru a deveni celula activă.
2. Dați clic pe Formule din fila .
3. Faceți clic pe opțiunea Data și ora din ribbon pentru a deschide lista de funcții de dată.
4. Faceți clic pe Today pentru a afișa Formula Builder.
5. Faceți clic pe Terminat în casetă pentru a intra în funcție și a reveni la foaia de lucru.
6. Data curentă ar trebui adăugată la celula C2.

Vederea simbolurilorîn locul datei

Dacă un rând de simboluri hashtag apare în celula C2 în locul datei după adăugarea funcției TODAY la acea celulă, este deoarece celula nu este suficient de largă pentru a afișa datele formatate.

După cum sa menționat anterior, numerele neformatate sau datele text se revarsă în celulele goale din dreapta dacă sunt prea late pentru celulă. Datele care au fost formatate ca un anumit tip de număr – cum ar fi moneda, datele sau ora, totuși, nu se răspândesc în celula următoare dacă sunt mai late decât celula în care se află. În schimb, afișează eroarea.

Pentru a corecta problema, lărgiți coloana C utilizând metoda descrisă în pasul precedent al tutorialului.

Adăugarea unui interval denumit

Un interval numit este creat atunci când una sau mai multe celule primesc un nume pentru a face intervalul mai ușor de identificat. Intervalele denumite pot fi folosite ca înlocuitor pentru referința de celule atunci când sunt utilizate în funcții, formule și diagrame. Cel mai simplu mod de a crea intervale denumite este să utilizați caseta de nume aflată în colțul din stânga sus al foii de lucru, deasupra numerelor rândurilor.

În acest tutorial, numele rate va fi atribuit celulei C6 pentru a identifica rata de deducere aplicată salariilor angajaților. Intervalul numit va fi folosit în formula de deducere care va fi adăugată la celule C6 la C9 din foaia de lucru.

1. Selectați celula C6 din foaia de lucru.
2. Type rate în Name Box și apăsați tasta Enter de pe tastatură
3. Celula C6 are acum numele de rate.

Acest nume va fi folosit pentru a simplifica crearea formulelor de deducere în următorul pas al tutorialului.

Introducerea formulei deducerilor angajaților

Formulele Excel vă permit să efectuați calcule pe datele numerice introduse într-o foaie de lucru. Formulele Excel pot fi folosite pentru calcularea numerelor de bază, cum ar fi adunarea sau scăderea, precum și pentru calcule mai complexe, cum ar fi găsirea mediei unui student la rezultatele testelor și calcularea plăților ipotecare.

• Formulele în Excel încep întotdeauna cu un semn egal (=).
• Semnul egal este întotdeauna introdus în celula în care doriți să apară răspunsul.
• Formula este completată prin apăsarea tastei Enter de pe tastatură.

Utilizarea referințelor de celule în formule

O modalitate obișnuită de a crea formule în Excel implică introducerea datelor formulei în celulele foii de lucru și apoi utilizarea referințelor de celule pentru datele din formulă, în locul datelor în sine.

Principalul avantaj al acestei abordări este că, dacă mai târziu devine necesară modificarea datelor, este o simplă chestiune de a înlocui datele din celule, mai degrabă decât de a rescrie formula. Rezultatele formulei se vor actualiza automat după modificarea datelor.

Utilizarea intervalelor denumite în formule

O alternativă la referințele de celule este utilizarea intervalelor numite – cum ar fi intervalul numit rate creat la pasul anterior.

Într-o formulă, un interval numit funcționează la fel ca o referință de celulă, dar este utilizat în mod normal pentru valori care sunt utilizate de mai multe ori în formule diferite - cum ar fi o rată de deducere pentru pensii sau beneficii de sănătate, o taxă rata sau o constantă științifică – în timp ce referințele la celule sunt mai practice în formulele care se referă la date specifice o singură dată.

Introducerea formulei deducerilor angajaților

Prima formulă creată în celula C6 va înmulți salariul brut al angajatului B. Smith cu rata de deducere din celula C3.

Formula finală din celula C6 va fi:

=B6tarif
Folosirea indicarii pentru a introduce formula
Deși este posibil să tastați formula de mai sus în celula C6 și să apară răspunsul corect, este mai bine să utilizați indicarea pentru a adăuga referințele de celule la formule pentru a minimiza posibilitatea erorilor create prin tastarea referință greșită la celulă.
Arătarea implică clic pe celula care conține datele cu cursorul mouse-ului pentru a adăuga referința celulei sau intervalul numit la formulă.

Faceți clic pe celula C6 pentru a deveni celula activă.
Tastați semnul egal (=) în celula C6 pentru a începe formula.
Faceți clic pe celula B6 cu indicatorul mouse-ului pentru a adăuga acea referință la celulă la formulă după semnul egal.
Tastați simbolul înmulțirii () în celula C6 după referința celulei.
Faceți clic pe celula C3 cu cursorul mouse-ului pentru a adăuga intervalul numit rate la formulă.
Apăsați tasta Enter de pe tastatură pentru a finaliza formula.
Răspunsul 2747.34 ar trebui să fie prezent în celula C6.
Chiar dacă răspunsul la formulă este afișat în celula C6, făcând clic pe acea celulă se va afișa formula, =rata B6, în bara de formule de deasupra foii de lucru


Introducerea formulei salariului net





Această formulă este creată în celula D6 și calculează salariul net al unui angajat scăzând suma deducerii calculată în prima formulă din Salariul brut. Formula finală din celula D6 va fi:
=B6 - C6

Faceți clic pe celula D6 pentru a deveni celula activă.
Tastați semnul egal (=) în celula D6.
Faceți clic pe celula B6 cu indicatorul mouse-ului pentru a adăuga acea referință la celulă la formulă după semnul egal.
Tastați semnul minus (-) în celula D6 după referința celulei.
Faceți clic pe celula C6 cu indicatorul mouse-ului la referința celulei respective la formulă.
Apăsați tasta Enter de pe tastatură pentru a finaliza formula.
Răspunsul 43, 041.66 ar trebui să fie prezent în celula D6.

Referințe de celule relative și formule de copiere
Până acum, formulele Deduceri și Salariul net au fost adăugate la o singură celulă fiecare din foaia de lucru – C6 și, respectiv, D6. Ca rezultat, foaia de lucru este în prezent completă pentru un singur angajat - B. Smith.
În loc să treacă prin sarcina consumatoare de timp de a recrea fiecare formulă pentru ceilalți angajați, Excel permite, în anumite circumstanțe, ca formulele să fie copiate în alte celule. Aceste circumstanțe implică cel mai adesea utilizarea unui anumit tip de referință de celulă – cunoscută ca referință de celulă relativă – în formule.
Referințele de celule care au fost introduse în formule în pașii precedenți au fost referințe de celule relative și sunt tipul implicit de referință de celule în Excel, pentru a face copierea formulelor cât mai simplă posibil.
Următorul pas din tutorial folosește Handle de completare pentru a copia cele două formule în rândurile de mai jos pentru a completa tabelul de date pentru toți angajații.

Copierea formulelor cu mânerul de umplere





Mânerul de umplere este un mic punct negru sau pătrat în colțul din dreapta jos al celulei active. Mânerul de umplere are o serie de utilizări, inclusiv copierea conținutului unei celule în celulele adiacente. completarea celulelor cu o serie de numere sau etichete text și copierea formulelor.
În acest pas al tutorialului, mânerul de umplere va fi folosit pentru a copia atât Deducerea, cât și Net Salariu formule din celule C6 și D6 până la celule C9 șiD9.
Copierea formulelor cu mânerul de umplere

Evidențiați celule B6 și C6 în foaia de lucru.
Plasați cursorul mouse-ului peste pătratul negru din colțul din dreapta jos al celula D6 – indicatorul se va schimba într-un semn plus (+).
Faceți clic și țineți apăsat butonul stâng al mouse-ului și trageți mânerul de umplere în jos la celula C9.
Eliberați butonul mouse-ului – celule C7 la C9 ar trebui să conțină rezultatele deducerii formulă și celule D7 la D9 formula Salariu net.


Aplicarea formatării numerelor în Excel





Formatarea numerelor se referă la adăugarea de simboluri valutare, marcatoare zecimale, semne procentuale și alte simboluri care ajută la identificarea tipului de date prezente într-o celulă și la facilitarea citirii.
Adăugarea simbolului procentual

Selectați celula C3 pentru a o evidenția.
Faceți clic pe fila Acasă din panglică.
Faceți clic pe opțiunea General pentru a deschide meniul drop-down Format de numere.
În meniu, faceți clic pe opțiunea Procentaj pentru a schimba formatul valorii în celula C3 de la 0,06 la 6%.

Adăugarea simbolului monedei

Selectați celule D6 la D9 pentru a le evidenția.
În fila Acasă din panglică, dați clic pe opțiunea General pentru a deschide meniul drop-down Format de numere.
Faceți clic pe Moneda din meniu pentru a modifica formatarea valorilor din celule D6 în D9în monedă cu două zecimale.


Aplicarea formatării celulelor în Excel





Formatarea celulelor se referă la opțiunile de formatare – cum ar fi aplicarea formatării aldine textului sau numerelor, modificarea alinierii datelor, adăugarea de margini la celule sau utilizarea funcției de îmbinare și centrare pentru a schimba aspectul datelor dintr-o celulă.
În acest tutorial, formatele de celule menționate mai sus vor fi aplicate anumitor celule din foaia de lucru, astfel încât să se potrivească cu foaia de lucru finalizată.
Adăugarea formatării aldine

Selectați celula A1 pentru a o evidenția.
Faceți clic pe Acasă din fila .
Faceți clic pe opțiunea de formatare Bold, așa cum este identificată în imaginea de mai sus, pentru a îngroșa datele din celula A1.
Repetați secvența de pași de mai sus pentru a îngroșa datele în celule A5 la D5.

Modificarea alinierii datelor
Acest pas va schimba alinierea la stânga implicită a mai multor celule la alinierea la centru.

Selectați celula C3 pentru a o evidenția.
Faceți clic pe fila Acasă din panglică.
Faceți clic pe opțiunea de aliniere Center așa cum este identificată în imaginea de mai sus pentru a centra datele în celula C3.
Repetați secvența de pași de mai sus pentru a centra datele din celule A5 la D5.

Îmbinare și centrare celule
Opțiunea Îmbinare și centrare combină un număr de selectate într-o singură celulă și centrează intrarea de date în celula din stânga pe noua celulă îmbinată. Acest pas va îmbina și va centra titlul foii de lucru - Calcule de deducere pentru angajați.

Selectați celule A1 la D1 pentru a le evidenția.
Dați clic pe fila Acasă din panglică.
Faceți clic pe opțiunea Merge & Center așa cum este identificată în imaginea de mai sus pentru a îmbina celule A1 cu D1și centrați titlul peste aceste celule.

Adăugarea marginilor inferioare la celule
Acest pas va adăuga chenarele inferioare celulelor care conțin date din rândurile 1, 5 și 9

Selectați celula îmbinată A1 la D1 pentru a o evidenția.
Faceți clic pe fila Acasă din panglică.
Faceți clic pe săgeata în jos de lângă opțiunea Border, așa cum este identificat în imaginea de mai sus, pentru a deschide meniul derulant pentru chenare.
Faceți clic pe opțiunea Bottom Border din meniu pentru a adăuga un chenar în partea de jos a celulei îmbinate.
Repetați secvența de pași de mai sus pentru a adăuga un chenar de jos la celule A5 la D5 și la celule A9 până la D9.