Crearea unui tablou de bord Microsoft Excel implică extragerea de informații din mai multe surse, astfel încât să puteți vizualiza acele date într-un singur loc. Excel oferă o varietate de moduri de a face acest lucru, ceea ce îl face unul dintre cele mai puternice instrumente de raportare a tabloului de bord pe care le puteți utiliza.
Informațiile din acest tutorial se aplică pentru Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 și Excel pentru Mac.
Ce este un tablou de bord Excel?
Un tablou de bord de date este un instrument care vă ajută să monitorizați vizual și să analizați valorile care sunt cele mai importante pentru dvs. Puteți utiliza un tablou de bord pentru a vă monitoriza performanța afacerii, eficiența unui proces de fabricație sau performanța personalului din departamentul dvs. de vânzări.
Indiferent de modul în care utilizați un tablou de bord, conceptul este întotdeauna același: foile de calcul de fundal extrag date din fișiere, servicii sau conexiuni API la baze de date și alte surse. Foaia principală afișează datele din acele mai multe foi într-un singur loc, unde le puteți examina pe toate dintr-o privire.
Elementele tipice ale unui tablou de bord cu date în Excel includ:
- Grafice
- Grafice
- gabari
- Hărți
Puteți crea două tipuri de tablouri de bord. Pentru raportarea tabloului de bord, puteți crea un tabloul de bord static din datele din alte foi pe care le puteți trimite cuiva într-un raport Word sau PowerPoint. Un tablou de bord dinamic este unul pe care oamenii îl pot vedea în Excel și se actualizează ori de câte ori datele de pe celel alte foi sunt actualizate.
Aducerea datelor într-un tablou de bord Excel
Prima fază a creării unui tablou de bord Excel este importarea datelor în foi de calcul din diverse surse.
Sursele potențiale pentru a importa date în Excel includ:
- Alte fișiere caiet de lucru Excel
- Fișiere text, CSV, XML sau JSON
- bază de date SQL
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook și alte pagini web
- Orice altă bază de date care acceptă ODBC sau OLEDB
- Surse web (orice site web care conține tabele de date)
Cu atât de multe surse potențiale de date, posibilitatea de a aduce date în Excel pentru a crea tablouri de bord utile este nelimitată.
Pentru a introduce o sursă de date:
-
Deschide o foaie de lucru Excel goală. Selectați meniul Date, iar în meniul drop-down Obțineți date, selectați tipul de date dorit, apoi alegeți sursa de date.
Image -
Răsfoiți fișierul sau altă sursă de date pe care doriți să o importați și selectați-o. Selectați Import.
Image -
În funcție de tipul de sursă de date pe care îl alegeți, veți vedea diferite casete de dialog pentru a transforma datele în format de foaie de calcul Excel.
Image -
Foaia se va completa cu toate datele din fișierul extern sau baza de date.
Image -
Pentru a reîmprospăta datele, astfel încât să încarce în mod regulat orice modificări făcute în sursa externă de date, selectați pictograma Reîmprospătare din partea dreaptă a Interogări și Panoul Conexiuni.
Image -
Selectați cele trei puncte de lângă linkul EDIT din partea de jos a ferestrei de reîmprospătare și selectați Proprietăți.
Image -
Configurați datele pentru a se reîmprospăta din sursa de date la intervale regulate setând Reîmprospătare la fiecare xx minute la orice interval în care doriți să actualizați datele.
Reîmprospătarea datelor din surse externe este utilă, dar poate consuma timp CPU dacă faceți rata de reîmprospătare prea frecventă. Alegeți o rată de reîmprospătare care păstrează datele actualizate la fel de des cu cât sunt modificate la sursă, dar nu atât de des încât să copiați doar aceleași date de fiecare dată.
Image - Repetați procesul de mai sus în foi de lucru noi, separate, până când ați importat toate datele pe care doriți să le utilizați în noul tablou de bord.
- În sfârșit, creați o nouă foaie de lucru, plasați-o ca prima foaie de lucru din registrul de lucru și redenumiți-o Tabloul de bord.
Cum se creează un tablou de bord Excel
Acum că aveți toate datele de care aveți nevoie în registrul de lucru Excel și toate acele date se reîmprospătează automat, este timpul să vă creați tabloul de bord Excel în timp real.
Exemplul de tablou de bord de mai jos va folosi date meteo de pe site-uri web de pe internet.
Uneori, când importați date din surse externe, nu puteți diagrama datele importate. Soluția pentru aceasta este să creați o nouă foaie de calcul și în fiecare celulă, tastați =convert(și selectați datele din foaia de calcul importată. Pentru parametrii unității, selectați aceiași parametri pentru înainte și după. Completați întreaga foaie cu aceeași funcție, astfel încât toate datele să fie copiate în noua foaie și convertite în numere pe care le puteți utiliza în diferitele diagrame pe care le veți crea pentru tabloul de bord.
-
Creați o Diagramă cu bare pentru a afișa un singur punct de date. De exemplu, pentru a afișa umiditatea relativă actuală (de la 0 la 100 la sută), ați crea o diagramă cu bare cu 0 procente ca punct cel mai scăzut și 100 procente ca punct cel mai în alt. Mai întâi, selectați meniul Inserați, apoi selectați graficul cu bare 2D Clustered Colon.
Image -
În meniul Design diagramă, din grupul Date, alegeți Selectați date.
Image -
În fereastra Selectați sursa datelor care apare, faceți clic pe câmpul Interval de date grafic, apoi selectați celula din date foaia de calcul pe care doriți să o afișați cu acest grafic cu bare.
Image -
Schimbați titlul diagramei pentru a se potrivi cu datele pe care le afișați. Actualizați limitele axei pentru a fi de la 0 la 100 la sută. Apoi mutați diagrama în zona liniuței în care doriți să o afișați.
Image -
Repetați aceiași pași de mai sus pentru a crea diagrame cu bare pentru orice alte puncte de date individuale pe care doriți să le diagramați. Faceți intervalul axei minim și maxim pentru acele măsurători. De exemplu, un interval bun de presiune barometrică ar fi de la 28 la 32.
Alegerea intervalului de date potrivit este importantă, deoarece dacă utilizați doar valoarea implicită, scara poate fi prea mare pentru date, lăsând în mare parte diagrame cu bare goale. În schimb, păstrați sfârșitul minim și maxim al scalei axei doar puțin mai jos și mai mare decât valorile extreme posibile ale datelor dvs.
Image -
Creați un Diagram cu linii pentru a afișa o tendință de date. De exemplu, pentru a afișa un istoric al temperaturilor locale pentru zona dvs. locală, ați crea o diagramă cu linii care să acopere ultimul număr de zile de date pe care le puteți importa din tabelul site-ului meteo. Mai întâi, selectați meniul Inserare, selectați graficul 2D Area.
Image -
În meniul Design diagramă, din grupul Date, selectați Selectați date.
Image -
În fereastra Selectați sursa datelor care apare, faceți clic pe câmpul Interval de date grafic, apoi selectați celulele din date foaia de calcul pe care doriți să o afișați cu această diagramă cu linii.
Image -
Schimbați titlul diagramei pentru a se potrivi cu datele pe care le afișați și mutați diagrama în zona liniuței în care doriți să o afișați.
Grabelele sunt foarte flexibile atunci când le plasează într-un tablou de bord. Puteți modifica locația, precum și dimensiunea și forma widget-ului diagramă. Utilizați această flexibilitate pentru a proiecta tablouri de bord organizate care oferă cât mai multe informații utilizatorului în cel mai mic spațiu.
Image -
Creați o Textbox pentru a afișa datele șirurilor din foile pe care le-ați importat. De exemplu, pentru a vedea actualizările avertismentelor meteo pe tabloul de bord, legați conținutul casetei de text la o celulă din foaia de date importată. Pentru a face acest lucru, selectați meniul Inserați, selectați Text, apoi selectați Textbox
Image -
Plasați cursorul mouse-ului în câmpul de formulă, tastați =și apoi selectați celula din tabelul de date importate care conține datele șirului pe care doriți să le afișați.
Image -
Selectați caseta de text și utilizați fereastra Format Shape din dreapta pentru a formata zona de afișare a textului din tabloul de bord.
Image -
De asemenea, puteți compara două puncte de date din fișele dvs. de date importate folosind diagrame circulare De exemplu, vă recomandăm să afișați umiditatea relativă sub forma unei diagrame circulare. Mai întâi, selectați datele pe care doriți să le afișați, iar în meniul Inserați, selectați graficul 2D Pie.
Diagramele circulare compară două sau mai multe valori. Dacă afișați un procent, cum ar fi umiditatea relativă, poate fi necesar să creați manual o altă celulă care scade acea valoare de la 100% pentru a doua valoare pentru a o compara. Acest lucru va avea ca rezultat o diagramă circulară care afișează valoarea procentuală ca o parte din totalul posibil de 100 la sută.
-
Schimbați titlul diagramei pentru a se potrivi cu datele pe care le afișați, apoi mutați diagrama în zona liniuței unde doriți să o afișați.
Image - Adăugând diferite tipuri de diagrame de date, puteți crea un tablou de bord util care afișează toate tipurile de date într-un singur tablou de bord convenabil.
Adăugați atractivitate vizuală și context cu culoare
O altă modalitate de a adăuga claritate tabloului de bord este să oferi diagramelor cu bare o umplere cu gradient care prezintă o culoare de avertizare, cum ar fi roșu, pentru regiunile de date care ar putea să nu fie bune.
De exemplu, dacă doriți să arătați că o umiditate relativă de peste 75% este inconfortabilă, puteți modifica în consecință gradul de umplere a diagramei cu bare unice. Iată cum.
-
Faceți clic dreapta pe marginea exterioară a unei diagrame cu bare și selectați Format zona diagramei.
Image -
Selectați pictograma Umplere din panoul Format zona diagramei și modificați selecția la Umplere gradient.
Image -
Selectați fiecare pictogramă de nivel de-a lungul liniei de umplere cu gradient și schimbați culoarea și întunericul pentru a se potrivi cât de „bun” sau „rău” este nivelul respectiv. În acest exemplu, umiditatea relativă ridicată devine roșu închis.
Image - Repetați acest proces pentru fiecare diagramă în care adăugarea unui context de culoare la diagramă are sens pentru acel punct de date.
Cum se actualizează automat tablourile de bord Excel
Odată ce creați un tablou de bord, nu trebuie să faceți nimic pentru a actualiza grafica. Toate datele din acele diagrame și widget-uri se actualizează după cum urmează:
- Foile cu reîmprospătarea datelor importate la data pe care ați stabilit-o când ați creat prima dată importul de date.
- Orice foi suplimentare pe care le-ați creat pentru a remedia sau reformata datele din foile importate se vor actualiza cu noile date din acele foi.
- Fiecare widget din tabloul de bord se actualizează automat pentru a afișa noile date în acele foi actualizate pentru intervalele pe care le-ați selectat când ați creat acele diagrame.
Aceste actualizări au loc automat atâta timp cât Excel este deschis.
Cum se utilizează tablourile de bord Excel
Crearea tablourilor de bord în Excel poate fi utilă din multe motive diferite. Cu toate acestea, este important să le creați pe baza unei nevoi specifice, mai degrabă decât să încercați să construiți un tablou de bord care să facă totul.
De exemplu, dacă sunteți manager de vânzări și sunteți interesat să monitorizați performanța echipei dvs. de vânzări, atunci tabloul de bord al managerului de vânzări ar trebui să se concentreze pe indicatorii cheie de performanță (KPI) legați de performanța vânzărilor.
Acest tip de tablou de bord nu ar trebui să includă informații care nu sunt legate de performanța vânzărilor, altfel tabloul de bord ar putea deveni prea aglomerat. Un tablou de bord aglomerat face mai dificilă vizualizarea relațiilor de date și a modelelor care contează.
Alte considerații la construirea tablourilor de bord:
- Folosiți graficele potrivite pentru datele potrivite.
- Nu folosiți prea multe culori pe tabloul de bord.
- Aranjați tabloul de bord cu date similare și tipuri de diagrame în blocuri comune.
- Asigurați-vă că fiecare diagramă afișează etichete simple și că nu sunt prea aglomerate.
- Organizați widget-urile în ierarhie de importanță, cu cele mai importante informații în partea din stânga sus a tabloului de bord.
- Folosiți formatarea condiționată pentru a vă asigura că atunci când numerele sunt proaste, sunt roșii, iar când sunt bune, sunt verzi.
Cel mai important, folosiți creativitatea pentru a crea tablouri de bord informative și interesante de utilizat.
