Să știi cum să compari două fișiere Excel este important în orice mediu în care mulți oameni fac modificări aceluiași fișier. Acest lucru este obișnuit într-un mediu de afaceri sau în cazul în care fișierele Excel sunt partajate pe cloud, unde mulți oameni au acces pentru a face modificări.
Din fericire, există o serie de moduri de a compara două fișiere Excel. În unele cazuri, puteți îmbina modificările efectuate în două fișiere Excel diferite într-un singur fișier.
Instrucțiunile din acest articol se aplică pentru Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel pentru Microsoft 365 și Excel pentru Mac
Cum se compară două fișiere Excel
Dacă aveți două fișiere Excel cu mai multe foi, cea mai ușoară abordare este să faceți o comparație completă a foii de lucru folosind instrumente terțe.
Puteți găsi online câteva instrumente care vă ajută să comparați fișierele Excel, dar există câteva pe care le puteți utiliza gratuit. Unul dintre acestea este Spreadsheet Compare, disponibil de la SourceForge.
Descărcați și rulați aplicația, care instalează un supliment în aplicația dvs. Excel.
Spreadsheet Compare funcționează pe toate versiunile de Excel după Excel 2000. Este compatibil numai cu sistemul de operare Windows.
Pentru a utiliza Foaia de calcul Comparați pentru a compara două fișiere Excel:
-
Deschideți ambele fișiere Excel pe care doriți să le comparați și selectați meniul Suplimente.
Image Fă copii ale fișierelor Excel înainte de a începe acest proces, astfel încât să aveți originalele în cazul în care ceva nu merge bine.
-
În acest meniu sunt trei opțiuni. Selectați Compară completă.
Image -
Apare o fereastră de comparare a foii de calcul care arată fișierele în două câmpuri numite „Primul/Înainte” și „Al doilea/După”. Fișierul Excel mai vechi (înainte de a fi efectuate modificări) ar trebui să fie în câmpul First/Before. Dacă nu este, selectați butonul Swap pentru a-l pune acolo. Apoi selectați Următorul
Image -
Personalizați modul în care funcționează comparația în ecranul următor. Puteți schimba locul în care începe comparația din foaie, dacă este diferențiată cu majuscule și minuscule și cum sunt identificate nepotrivirile. Selectați Următorul.
Image -
Selectați foile din primul registru de lucru pe care doriți să-l comparați și selectați Adăugați pentru a muta acele foi în câmpul Compara aceste foi de lucru. Selectați Următorul și repetați procesul pentru al doilea registru de lucru.
Image -
Examinați setările de configurare a raportului. Modificați-le dacă doriți și apoi apăsați Următorul de două ori și Comparați pentru a termina.
Image -
În cele din urmă, veți vedea fiecare foaie originală actualizată cu celulele modificate evidențiate în roșu. Instrumentul creează, de asemenea, o a treia foaie cu un raport care arată valoarea veche tăiată și noua valoare în locul ei.
Image
Acest instrument este o modalitate puternică de a compara foi întregi de lucru Excel și de a vedea rezultate rapide cu toate modificările. Puteți derula și păstra sau elimina modificările pe care doriți să le păstrați.
Folosiți Excel pentru a compara două foi
Dacă aveți foi de lucru individuale într-un fișier Excel de comparat, puteți face acest lucru în câteva moduri diferite. Una este să folosiți formule pentru a crea o a treia foaie de calcul care să arate toate diferențele. O alta este prin formatarea condiționată pentru a evidenția celulele care s-au modificat.
Compara foile de calcul Excel folosind formule
Dacă aveți două foi pe care doriți să le comparați, puteți crea o a treia foaie care evidențiază care celule sunt diferite și vă arată diferența. Acest lucru se realizează folosind o formulă IF.
Formula IF dacă nu este utilă pentru a compara registre întregi fără multă muncă suplimentară.
- Pentru a începe compararea a două foi Excel, creați o a treia foaie. Etichetați-o cu Rezultate pentru ca foaia cu rezultate să fie mai ușor de identificat mai târziu.
-
În celula A2 din foaia de rezultate, lipiți următoarea formulă și apăsați Enter:
=IF(Sheet1!A2Sheet2!A2, „Sheet1:” & Sheet1!A2 & „Și Sheet2:” & Sheet2!A2, „Fără diferență”)
Puteți modifica această formulă pentru a începe de la orice celulă doriți. Dacă datele din foaia dvs. încep cu rândul B și coloana 3, modificați formula pentru a utiliza B3 în loc de A2.
Image -
Această formulă compară celula din Sheet1 cu aceeași celulă din Sheet2. Dacă celulele sunt aceleași, foaia de rezultate afișează Fără diferență. Dacă sunt diferite, celula furnizează valori diferite din fiecare foaie.
Image -
Faceți clic pe colțul celulei și trageți mouse-ul pe foaie până la ultima coloană care conține date din celel alte foi pe care le comparați. Aceasta completează formula de comparație până la ultima coloană și ajustează automat referințele celulelor.
Image -
Cu același rând evidențiat, dați clic pe colțul ultimei celule și trageți mouse-ul în jos pe foaie până la ultimul rând care conține date din celel alte foi pe care le comparați. Aceasta completează formula de comparație până la ultimul rând și ajustează automat referințele celulelor.
Image -
Derulând prin foaie, veți vedea că toate celulele care diferă între Sheet1 și Sheet2 sunt afișate cu valorile din fiecare foaie. Doar derulați pentru a identifica toate diferențele.
Image
Folosirea formulelor este una dintre cele mai simple moduri de a compara foile individuale, deoarece nu trebuie să modificați în niciun fel foile originale.
Compara foile Excel cu formatarea condiționată
O altă abordare pentru a compara două foi este utilizarea formatării condiționate. După cum puteți vedea din foaia cu rezultate de mai sus, cu toate celulele folosind aceeași formatare, poate fi dificil să observați diferențele dintre foi.
Folosirea formatării condiționate este utilă în special pentru foile mari cu multe date. Schimbarea culorii sau formatării celulelor care au diferențe facilitează identificarea acestor diferențe chiar și în foile cu multe rânduri și coloane de date.
Puteți folosi formatarea condiționată pentru a identifica diferențele.
-
Evidențiați toate celulele din foaia de rezultate. Selectați meniul Acasă.
Image -
Selectați Formatizare condiționată din grupul Stiluri și alege Regulă nouă.
Image -
În fereastra nouă regulă de formatare care se deschide, selectați Utilizați o formulă pentru a determina ce celule să formatați. În câmpul Format valorile în care această formulă este adevărată, inserați următoarea formulă și apoi selectați Format.
=Sheet1!A2Sheet2!A2
La fel ca și în cazul abordării formulei, puteți începe funcția de formatare în orice celulă. Dacă datele dvs. încep de la B3 în loc de A2, editați această formulă pentru a utiliza B3. Formatarea va începe la B3 și va umple toate rândurile și coloanele de mai jos și în dreapta acestuia.
Image -
Configurați formatarea pe care doriți să o aibă celulele atunci când există diferențe între cele două foi. Puteți selecta stilul fontului, sublinierea, culoarea și bararea. Selectați OK.
Image -
Formatarea face ușor să vezi unde celulele de pe cele două foi au diferențe.
Image
Comparați manual foile de lucru Excel
O modalitate simplă și rapidă de a compara două foi de lucru este să faci acest lucru vizual. Excel oferă o modalitate simplă de a compara vizual două foi una lângă alta.
-
În registrul de lucru în care aveți două foi pe care doriți să le comparați, selectați meniul Vizualizare. Selectați Fereastră nouă pentru a deschide același registru de lucru într-o nouă fereastră Excel în fundal.
Image -
Selectați din nou meniul Vizualizare și faceți clic pe Vizualizare alăturat. Astfel, cele două ferestre ale caietului de lucru sunt una lângă alta, fiecare umplând jumătate din ecran.
Image -
Într-o fereastră, selectați foaia pe care doriți să o comparați. Pe măsură ce derulați foaia în fereastra dintr-o parte, veți vedea foaia din ceal altă fereastră derulând în același timp.
Image
Vizualizarea alăturată este utilă în special în acele situații în care două foi de lucru sunt în mare parte la fel, dar știți că există câteva diferențe. Derularea sincronizată vă permite să scanați în jos foaia de calcul vizual pentru a găsi acele diferențe.
Vizualizarea alăturată în Excel 2010 și versiuni anterioare
Dacă utilizați o versiune anterioară de Excel, fișierele individuale ale foii de lucru se deschid în aceeași fereastră. Puteți folosi în continuare funcția Vizualizare alăturat, dar găsirea acesteia este puțin diferită.
- Deschideți ambele fișiere în aceeași fereastră Excel.
- În meniul Vizualizare, selectați Aranjați toate pentru a împărți fișierele deschise în mai multe sub-ferestre.
- Selectați pictograma Vizualizare alăturat pentru a vedea ferestrele secundare una lângă alta și derulați-le pe ambele simultan.
Opțiuni ușurează compararea a două fișiere Excel
Opțiunea pe care o utilizați pentru a compara datele în Excel depinde de volumul de date și de locul în care sunt stocate. Dacă aveți mai multe foi în două fișiere Excel diferite, cea mai bună opțiune este să utilizați un program de completare terță parte, cum ar fi Compararea foii de calcul.
Cu toate acestea, dacă doriți doar să comparați două sau mai multe foi într-un singur registru de lucru, oricare dintre celel alte opțiuni funcționează bine. Utilizați formule și formatare condiționată pentru foile de calcul mari, cu doar câteva mici modificări împrăștiate pe tot parcursul pe care trebuie să le găsiți. Utilizați abordarea vizuală alăturată dacă aveți două foi de calcul cu multe modificări de date care sunt mai ușor de identificat vizual.
