Ce trebuie să știți
- Cont non-Exchange: creați un nou șablon de mesaj de e-mail și apoi creați o regulă pentru a trimite un răspuns automat.
- Cont de schimb: Fișier > Informații > Răspunsuri automate >Trimiteți răspunsuri automate > scrieți mesajul > selectați orele de începere și de sfârșit > OK.
- Pe Outlook.com: Setări > Vedeți toate setările Outlook > E-mail > Răspunsuri automate > Activați răspunsurile automate > compuneți > Salvați.
Acest articol explică cum să creați un mesaj de răspuns în afara biroului pentru Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook pentru Microsoft 365 și Outlook.com, în funcție de tipul de cont pe care îl utilizați. De asemenea, explică cum să determinați dacă aveți un cont Exchange.
Cum să setați răspunsurile automate în Outlook
Un răspuns automat eficient în afara biroului în Outlook se asigură că, în timp ce sunteți plecat, oamenii știu că nu sunteți disponibil când vă veți întoarce și ce ar trebui să facă dacă au o problemă care necesită imediat atenție.
Configurarea pentru un răspuns în afara biroului în Outlook diferă în funcție de faptul dacă contul dvs. de e-mail se află pe un server Microsoft Exchange sau este un cont de e-mail IMAP sau POP (cum ar fi servicii de e-mail obișnuite, cum ar fi Gmail, Yahoo Mail, și altele).
Cum să știți dacă aveți un cont Exchange
Dacă nu sunteți sigur dacă utilizați Outlook cu un cont Exchange, căutați în bara de stare din partea de jos a ferestrei Outlook. Dacă utilizați un cont Exchange, veți vedea Conectat la: Microsoft Exchange în bara de stare.
Creați șablonul de e-mail pentru răspuns automat
Pentru a configura un răspuns automat în Outlook pentru un cont de e-mail IMAP sau POP (pentru Exchange, vezi mai jos), utilizați funcția de reguli a Outlook. Începeți prin a crea un șablon de e-mail pentru e-mailul cu răspuns automat, care va fi trimis destinatarilor în timp ce sunteți plecat.
-
Selectați E-mail nou.
Image -
Introduceți Subiect pentru e-mail și textul mesajului care îi spune destinatarului că nu sunteți disponibil.
Spuneți destinatarilor când se pot aștepta la un răspuns personal de la dvs. și fiți conștienți de câte informații dezvăluiți în răspunsul dvs. automat, deoarece dezvăluirea prea multor informații poate reprezenta un risc.
-
Când ați terminat de compus mesajul de răspuns automat, selectați Fișier.
Image -
Selectați Salvați ca.
Image -
Selectați Salvare ca tip săgeata drop-down și selectați Șablon Outlook.
Image - Outlook folosește subiectul șablonului în mod implicit ca nume în caseta de text Nume fișier. Schimbați-l în orice vă place care vă permite să știți că este fișierul șablon de e-mail în afara biroului.
-
Selectați Salvați.
Image - Închide fereastra de mesaje.
Creați o regulă de răspuns automat în afara biroului
Următorul pas pentru conturile de e-mail IMAP sau POP este configurarea unei reguli Outlook. Această regulă va trimite un răspuns folosind șablonul creat în secțiunea anterioară.
-
Selectați Fișier > Informații.
Image -
Selectați Gestionați regulile și alertele.
Image -
Selectați fila Reguli pentru e-mail.
Image -
Sub Aplicați modificări la acest dosar, selectați contul de e-mail pentru care creați răspunsul automat.
Veți avea opțiunea de a aplica noua regulă tuturor conturilor într-un pas ulterior.
-
Selectați Regulă nouă.
Image -
În secțiunea Începeți de la o regulă necompletată, selectați Aplicați regula la mesajele pe care le primesc.
Image - Selectați Următorul.
-
În Pasul 1: selectați condițiile, selectați Unde este numele meu în caseta Către caseta de selectare.
Regula de răspuns automat răspunde la toate mesajele primite dacă debifați toate casetele de selectare a condițiilor.
Image - Selectați Următorul.
-
Sub Pasul 1: selectați acțiunile, bifați caseta de selectare răspuns folosind un anumit șablon.
Image -
Sub Pasul 2: editați descrierea regulii (faceți clic pe o valoare subliniată), selectați linkul un anumit șablon.
Image -
Selectați Căutați în săgeata drop-down, apoi selectați Șabloane de utilizator în sistemul de fișiere.
Image -
Evidențiați șablonul pe care l-ați creat.
Image - Selectați Deschis.
- În caseta de dialog Rules Wizard, selectați Următorul.
-
Sub Pasul 1: selectați excepția(ele), bifați caseta de selectare , cu excepția cazului în care este un răspuns automat.
Image - Selectați Următorul.
- Sub Pasul 1: specificați un nume pentru această regulă, introduceți un nume pentru regula dvs. de răspuns automat.
-
În Pasul 2: Configurați opțiunile pentru reguli, bifați caseta de selectare Activați această regulă dacă doriți să activați răspunsul automat. Dacă nu doriți ca răspunsul automat să fie activ acum, debifați caseta de selectare.
Dacă aveți mai multe conturi de e-mail în care doriți să utilizați acest răspuns automat, bifați caseta de selectare Creați această regulă pentru toate conturile.
- Selectați Finalizare.
- În caseta de dialog Reguli și alerte, selectați OK.
Outlook trimite un răspuns automat la adresa fiecărui e-mail primit o dată pe sesiune; un al doilea răspuns automat este trimis după ce Outlook este închis și redeschis.
Cum să activați și să dezactivați răspunsurile automate pentru conturile de e-mail IMAP și POP
Pentru conturile de e-mail IMAP și POP, activați răspunsul automat ori de câte ori aveți nevoie. Accesați Fișier > Gestionați regulile și alertele > Reguli pentru e-mail, bifați caseta de selectare de lângă regula răspunsului, apoi selectați OK.
Pentru a dezactiva răspunsul, debifați caseta de selectare, apoi selectați OK.
Răspunsuri automate pentru conturile Microsoft Exchange
Dacă contul dvs. de e-mail este un cont Microsoft Exchange (puteți configura un cont Outlook.com ca cont Exchange în Outlook), puteți configura un răspuns automat în afara biroului direct pe server. Urmați acești pași pentru Outlook 2019, 2016 și Outlook pentru Microsoft 365.
- Selectați Fișier > Informații.
-
Selectați Răspunsuri automate.
Image -
Selectați Trimiteți răspunsuri automate. Compuneți mesajul de răspuns automat în caseta de text.
Pentru a dezactiva un răspuns automat, accesați caseta de dialog Răspunsuri automate și selectați Nu trimiteți răspunsuri automate. Răspunsurile automate nu mai sunt trimise.
- Opțional, setați intervalul de timp în care doriți ca răspunsul automat să fie activ. Bifați caseta de selectare Trimite numai în acest interval de timp. Apoi setați Ora de începere și Ora de sfârșit Numai mesajele primite în acest interval vor primi un răspuns automat.
-
Dacă lucrați în cadrul unei companii sau organizații, este posibil să aveți opțiuni suplimentare pentru răspunsurile dvs. automate:
- În interiorul organizației mele: acest mesaj este trimis mesajelor primite de la alții din cadrul aceleiași companii sau organizații ca tine.
- În afara organizației mele: mesajul este trimis persoanelor din afara organizației dvs. Bifați caseta de selectare Răspuns automat pentru persoanele din afara organizației mele.
Există riscuri de securitate asociate cu răspunsurile automate.
- Selectați OK.
Instrumente și suplimente Outlook cu răspuns automat
În loc să configurați manual o regulă în Outlook, utilizați un program de completare precum Mail Responder pentru Outlook sau instrumente precum Email Responder (FreeBusy) sau Auto Reply Manager. Aceste instrumente sunt inteligente în ceea ce privește trimiterea numai a răspunsurilor necesare în afara biroului.
Pentru a menține răspunsurile în afara biroului mai central pe un server Exchange (inclusiv șabloane care includ câmpuri îmbinate cu Active Directory), încercați Symprex Out-of-Office Manager.
Cum se activează răspunsurile automate pe Outlook.com
Activarea răspunsurilor automate pe Outlook.com este un proces simplu. Funcția nu oferă atât de multe opțiuni ca software-ul Outlook, dar este ușor de utilizat.
-
Pe pagina de e-mail Outlook.com, selectați Setări > Vedeți toate setările Outlook.
Image -
Selectați E-mail > Răspunsuri automate.
Image -
Activați comutatorul Activați răspunsurile automate.
Pentru a dezactiva răspunsurile automate, dezactivați Răspunsuri automate pecomutator.
Image - Opțional: bifați caseta de selectare Trimiteți răspunsuri numai pe o perioadă de timp. Specificați Ora de începere și Ora de sfârșit. Răspunsurile automate sunt trimise numai în acest interval de timp.
-
Introduceți mesajul pe care doriți să-l trimiteți în timp ce răspunsurile automate sunt activate.
Image - Opțional, bifați caseta de selectare Trimiteți răspunsuri numai persoanelor de contact pentru a trimite răspunsuri automate numai persoanelor și adreselor de e-mail din contactele dvs. Outlook.com.
- Selectați Salvați.
