Ce trebuie să știți
- În primul rând, organizați datele într-o singură foaie Excel.
- În continuare, în Word, alegeți Mailings > Începe îmbinare corespondență > alegeți tipul. Mailings > Selectați destinatari > Utilizați o listă existentă > Deschideți foaia.
- În sfârșit, îmbinați câmpurile în Word accesând Mailings > Inserați câmpul de îmbinare. Alegeți un câmp și apăsați Inserați.
Acest articol explică cum să utilizați funcția de îmbinare a corespondenței în Microsoft Word și Excel pentru a combina textul dintr-un document Word cu un document sursă de date, cum ar fi o foaie de calcul. Instrucțiunile din acest articol se aplică Word pentru Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 și Word 2010.
Pregătiți datele pentru îmbinare prin corespondență
Funcția de îmbinare a corespondenței Word funcționează perfect cu datele din Excel. Deși puteți crea o sursă de date în Word, opțiunile pentru utilizarea acestor date sunt limitate. Dacă aveți date despre liste de corespondență într-o foaie de calcul, nu este necesar să reintroduceți informațiile în sursa de date Word.
Puteți folosi orice foaie de lucru Excel într-o funcție de îmbinare a corespondenței Word fără nicio pregătire specială. Cu toate acestea, pentru a evita erorile în procesul de îmbinare a corespondenței, este o idee bună să organizați datele în foaia de calcul.
Asigurați-vă că toate modificările pe care le veți face în foaia de calcul sunt finalizate înainte de a începe îmbinarea prin corespondență. Odată ce îmbinarea a început, efectuarea oricăror modificări poate cauza erori la îmbinarea prin corespondență.
Organizați datele din foaia de calcul
Organizați-vă datele listei de corespondență Excel în rânduri și coloane. Gândiți-vă la fiecare rând ca la o singură înregistrare și la fiecare coloană ca la un câmp pe care urmează să-l inserați în document.
- Puneți toate datele pe o singură foaie: datele listei de corespondență pe care intenționați să le utilizați pentru îmbinare prin corespondență trebuie să fie pe o singură foaie. Dacă este răspândit pe mai multe foi, combinați foile sau efectuați mai multe îmbinări de corespondență. De asemenea, asigurați-vă că foile sunt denumite clar, deoarece trebuie să o selectați pe cea pe care intenționați să o utilizați fără a o putea vizualiza.
- Creați un rând de antet: creați un rând de antet pentru foaia pe care intenționați să o utilizați pentru îmbinarea corespondenței. Un rând de antet este un rând care conține etichete care identifică datele din celulele de sub acesta. Pentru a face mai ușor pentru Excel să facă diferența între date și etichete, utilizați text îngroșat, chenarele celulelor și umbrirea celulelor care sunt unice pentru rândul antetului. De asemenea, asigurați-vă că anteturile pe care le alegeți se potrivesc cu numele câmpurilor de îmbinare, ceea ce va face, de asemenea, mai puțin probabil să apară erori.
- Formatarea corectă a datelor numerice: asigurați-vă că lucruri precum numerele străzilor și codurile poștale sunt formatate corect pentru modul în care ar trebui să apară odată ce îmbinarea corespondenței este finalizată. Formatarea incorectă a numerelor poate cauza erori la îmbinare.
Cum se specifică lista de destinatari a îmbinării corespondenței
Iată cum să asociați foaia de lucru Excel pregătită care conține lista de corespondență cu documentul Word:
-
În Word, deschideți documentul pe care îl veți folosi ca șablon de îmbinare a corespondenței. Acesta poate fi un document nou sau un document existent. Selectați Mailings > Începe îmbinare corespondență.
Image -
Alegeți tipul de îmbinare pe care doriți să o desfășurați. Opțiunile dvs. sunt
- Litere
- Mesaje de e-mail
- plicuri
- Litere
- Director
Dacă preferați, puteți utiliza și Expertul pentru îmbinare corespondență pentru a vă crea îmbinarea corespondenței. Pentru acest exemplu, vom parcurge pașii pentru a crea manual o îmbinare a corespondenței.
-
Apoi, accesați fila Mailings și selectați Selectați destinatari > Utilizați o listă existentă.
Image -
Navigați la și selectați fișierul Excel pe care l-ați pregătit pentru îmbinare prin corespondență, apoi selectați Deschide.
-
Dacă Word vă solicită, alege Sheet1$ > OK.
Dacă Excel are antete de coloană, bifați caseta de validare Primul rând de date conține anteturi de coloană.
Creați sau editați documentul de îmbinare prin corespondență
Cu foaia de calcul Excel conectată la documentul de îmbinare a corespondenței pe care îl creați în Word, este timpul să editați documentul Word.
Nu puteți face modificări sursei de date în Excel în acest moment. Pentru a modifica datele, închideți documentul în Word înainte de a deschide sursa de date în Excel.
Inserați câmpuri de îmbinare în documentul dvs
În Word, selectați Mailings > Inserați câmpul de îmbinare pentru a extrage informații din foaia de calcul în document. Alegeți câmpul pe care doriți să îl adăugați (nume, prenume, oraș, stat sau altul), apoi selectați Inserați.
Vizualizați documentele de îmbinare prin corespondență
Word nu transferă formatarea din sursa de date atunci când inserați câmpuri de îmbinare într-un document. Dacă doriți să aplicați formatare cum ar fi cursive, aldine sau subliniere, faceți-o în Word.
Când vizualizați documentul cu câmpuri, selectați săgețile duble de pe ambele părți ale câmpului în care doriți să aplicați formatarea. Când vizualizați datele îmbinate în document, evidențiați textul pe care doriți să îl modificați.
Orice modificări de formatare sunt efectuate în toate documentele îmbinate, nu doar în documentul de îmbinare în care l-ați modificat.
Previzualizează documentele îmbinate
Pentru a previzualiza documentele îmbinate, accesați Mailings > Previzualizarea rezultatelor. Acest buton funcționează ca un comutator de comutare, așa că, dacă doriți să reveniți la vizualizarea numai a câmpurilor și nu a datelor pe care le conțin, apăsați-l din nou.
Navigați prin documentele îmbinate folosind butoanele din fila Mailings. Acestea sunt, de la stânga la dreapta: Prima înregistrare, Înregistrare anterioară, Go To Record,Înregistrare următoare și Ultima înregistrare.
Înainte de a îmbina documentele, previzualizați-le pe toate sau cât mai multe puteți, pentru a verifica dacă totul a fost îmbinat corect. Acordați o atenție deosebită punctuației și spațierii în jurul datelor îmbinate.
Finalizarea documentului de îmbinare prin corespondență
Când sunteți gata să îmbinați documentele, aveți două opțiuni:
- Print Documents: Îmbinați documentele la imprimantă. Dacă alegeți această opțiune, documentele sunt trimise la imprimantă fără nicio modificare. Pentru a face acest lucru, selectați Mailings> Finalizare și îmbinare > Printați documente.
- Editați documente individuale: dacă trebuie să personalizați unele sau toate documentele (o alternativă este să adăugați un câmp de notă în sursa de date pentru note personalizate) sau să faceți alte modificări înainte de a imprima, editați fiecare document individual. Pentru a face acest lucru, selectați Mailings > Finalizare și îmbinare > Editare documente individuale
Indiferent de metoda pe care o alegeți, vi se prezintă o casetă de dialog în care îi puteți spune Word să îmbine toate înregistrările, înregistrarea curentă sau o serie de înregistrări. Alegeți înregistrările pe care doriți să le imprimați, apoi selectați OK.
Dacă doriți să îmbinați un interval, introduceți numărul de început și numărul final pentru înregistrările pe care doriți să le includeți în îmbinare, apoi selectați OK.
