Ce trebuie să știți
- Selectați Începe combinarea corespondenței și alegeți ce tip de document doriți să creați. Apoi, selectați Selectați destinatari pentru a alege cine îl primește.
- Selectați Inserați câmpul de îmbinare și adăugați toate câmpurile pe care doriți să le utilizați. Selectați Finalizare și îmbinare pentru a finaliza procesul.
- Ca alternativă, utilizați Asistentul de îmbinare prin corespondență pas cu pas dacă aveți nevoie de mai mult ajutor ghidat pentru a crea documentul îmbinat.
Folosind Îmbinarea corespondenței în toate versiunile Microsoft Word va îmbina datele dintr-o sursă de date cu documentul dvs. Este perfect pentru scrisori, cataloage, etichete și multe altele. Iată cum să începeți cu această funcție de economisire a timpului.
Cum să îmbinați corespondența în Word
În toate versiunile curente de Word, opțiunea Îmbinare corespondență din fila Mailings a panglicii vă ajută să creați o scrisoare de îmbinare a corespondenței.
Creează o scrisoare de la zero sau deschide o scrisoare existentă înainte de a începe.
-
Selectați Începe îmbinarea corespondenței pe panglica de corespondență și selectați tipul de document pe care doriți să îl creați. De exemplu, puteți selecta litere, plicuri sau etichete. Alternativ, selectați Asistent de îmbinare prin corespondență pas cu pas pentru mai mult ajutor la crearea documentului.
Image -
Alegeți Selectați Destinatari de pe panglica Mesaje pentru a adăuga destinatari la corespondență. Puteți opta pentru a crea o nouă bază de date cu destinatari. De asemenea, puteți alege să utilizați o listă existentă sau persoane de contact Outlook.
Image -
În caseta Destinatari de îmbinare prin corespondență, utilizați casetele de selectare pentru a selecta contactele pe care doriți să le includeți în îmbinare prin corespondență. Selectați OK când lista este gata.
Image -
Selectați Inserați câmpul de îmbinare pe panglica de corespondență. Alegeți primul câmp pe care doriți să îl adăugați. Numele câmpului apare acolo unde aveți cursorul în document. Repetați, inserând fiecare câmp pe care doriți să îl includeți. Alternativ, puteți selecta o opțiune precum Blocarea adresei sau Linie de salutare
Puteți edita și formata textul din jurul câmpului. Formatele aplicate câmpului vor fi transferate în documentul final. Puteți continua să adăugați câmpuri la scrisoarea dvs.
Image -
Înainte de a vă tipări scrisorile, ar trebui să le examinați pentru a verifica dacă există erori. În special, acordați atenție spațierii și punctuației din jurul câmpurilor. De asemenea, veți dori să vă asigurați că ați inserat câmpurile corecte în locurile potrivite.
Pentru a previzualiza literele, selectați Previzualizare rezultate pe panglica Mailings. Folosiți săgețile pentru a naviga prin document.
Image -
Este posibil să observați o eroare în datele pentru unul dintre documentele dvs. Nu puteți modifica aceste date în documentul de îmbinare. În schimb, va trebui să o remediați în sursa de date.
Pentru a face acest lucru, selectați Editați lista destinatarilor pe panglica de corespondență. În caseta care se deschide, puteți modifica datele pentru oricare dintre destinatarii dvs. De asemenea, puteți limita destinatarii. Debifați caseta de lângă numele destinatarilor pentru a-i omite din operațiunea de îmbinare și selectați OK.
Image -
După ce ați examinat documentele, sunteți gata să le finalizați prin finalizarea îmbinării. Selectați butonul Finish & Merge de pe panglica Mailings. Puteți alege să editați documente individuale, să tipăriți scrisorile sau să le trimiteți prin e-mail. Dacă alegeți să imprimați sau să vă trimiteți prin e-mail scrisorile, o solicitare vă va cere să introduceți un interval. Puteți opta pentru a tipări toate, una sau un set de litere învecinate. Word vă va ghida prin procesul pentru fiecare.
Image
