Când programați o întâlnire în Outlook cu o altă persoană sau un grup de persoane, acestea primesc un e-mail de invitație cu detaliile întâlnirii. Din acest e-mail, ei pot accepta sau refuza invitația la întâlnire. Outlook adaugă întâlnirea în calendarul dvs. Outlook, ține evidența răspunsurilor participanților și trimite un memento înainte de începerea întâlnirii.
Instrucțiunile din acest articol se aplică pentru Outlook pentru Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 și Outlook 2013.
Cum se trimite o invitație la calendar în Outlook
Iată cum să programați o întâlnire în Outlook:
-
Selectați Acasă tab.
Image -
Selectați Articole noi > Întâlnire.
Alternativ, apăsați Ctrl+Shift+Q.
Image -
În invitația la întâlnire, introduceți o descriere a întâlnirii în caseta de text Titlu.
Image -
În caseta de text Required, introduceți adresele de e-mail ale fiecărui participant care trebuie să participe la întâlnire. În Outlook 2016 și 2013, introduceți adresele de e-mail în caseta de text To.
Pentru a selecta contacte din agenda dvs., selectați fie Obligatoriu, Opțional sau Pentru.
Image -
În caseta de text Opțional, introduceți adresele de e-mail ale persoanelor la care doriți să participați la întâlnire, dar nu le solicitați să facă acest lucru.
Image -
Alegeți o oră de început și o oră de sfârșit pentru întâlnire.
Image -
Pentru a bloca o zi întreagă din calendarul dvs. pentru întâlnire, selectați Toată ziua.
Image -
În caseta de text Locație, introduceți locul unde țineți întâlnirea.
Image -
În zona Mesaj, introduceți alte informații pe care participanții dvs. vor trebui să le cunoască înainte de întâlnire și atașați orice fișiere pe care doriți să le examineze.
Pentru a atașa un fișier la invitația la întâlnire, selectați fila Inserați, apoi selectați Atașați fișierul. Pentru a adăuga un link către un document de pe OneDrive, selectați săgeata drop-down Link.
Image -
În mod implicit, atunci când trimiteți o invitație la întâlnire în Outlook, invitația include o solicitare de răspuns și oferă destinatarului opțiunea de a sugera o nouă oră pentru întâlnire. Pentru a modifica aceste opțiuni, selectați fila Meeting, apoi selectați Opțiuni de răspuns
Image -
Selectați Trimite.
Dacă programul dvs. se modifică sau dacă participanții dvs. trebuie să facă alte planuri, fie anulați întâlnirea, fie reprogramați-o.
Image
Cum se organizează o întâlnire recurentă
Outlook vă permite, de asemenea, să configurați întâlniri recurente. Utilizați această opțiune pentru întâlnirile pe care intenționați să le repetați în fiecare săptămână, lună sau altă perioadă. Cu o întâlnire recurentă, trebuie să introduceți o singură dată detaliile și va adăuga toate evenimentele viitoare în calendarul dvs. în funcție de intervalul pe care l-ați setat.
-
Selectați fila Acasă, apoi selectați Articole noi > Întâlnire.
Image - În invitația la întâlnire, introduceți titlul, participanții obligatorii, participanții opționali, locația și un mesaj care descrie scopul întâlnirii.
-
Selectați Faceți recurent.
În Outlook 2016 și 2013, selectați Întâlnire > Recurență.
Image -
Se va deschide caseta de dialog Recurența numirii. Introduceți ora de începere, ora de încheiere și durata întâlnirii.
Image -
În secțiunea Model de recurență, alegeți când va avea loc din nou întâlnirea. De exemplu, o întâlnire săptămânală obișnuită care are loc în fiecare luni.
Image -
În secțiunea Interval de recurență, alegeți perioada de timp în care vor continua întâlnirile recurente. Puteți spune unei întâlniri recurente să anuleze la o anumită dată sau după un anumit număr de apariții. Alegeți Fără dată de încheiere dacă nu doriți ca întâlnirea să expire.
Image -
Selectați OK.
Image -
În invitația la întâlnire, selectați Trimite.
Image
Cum se utilizează Asistentul de programare pentru a crea o întâlnire
Dacă utilizați Microsoft 365 la serviciu și sunteți utilizator Exchange, utilizați Asistentul de programare pentru a găsi cel mai bun moment pentru a programa o întâlnire cu alții. Când deschideți Asistentul de programare, veți vedea calendarele persoanelor pe care le-ați invitat la întâlnire.
Pentru a utiliza Asistentul de programare, creați o invitație la întâlnire, selectați fila Întâlnire > Asistent de programare.
Cum să vizualizați întâlnirea în calendarul dvs. Outlook
După ce creați sau acceptați o întâlnire, aceasta va apărea în calendarul dvs. Outlook pe baza informațiilor despre dată și oră. Iată cum puteți găsi evenimente viitoare.
- Selectați Selector de vizualizare, apoi selectați Calendar.
- Pentru a găsi întâlnirea, parcurgeți calendarul sau utilizați caseta de căutare și introduceți titlul întâlnirii.
-
Pentru a vedea detaliile întâlnirii, faceți dublu clic pe elementul din calendar.
Image -
Pentru a vedea răspunsurile, selectați fila Urmărire. Coloana Răspuns arată ce participanți au acceptat invitația la întâlnire și care nu au răspuns.
Image -
Dacă ați primit o acceptare verbală de la un participant, selectați Niciuna, apoi selectați Acceptat, Refussau a dat un răspuns tentativ.
Image - Închideți invitația la întâlnire când ați terminat.
Cum să adăugați persoane la o invitație de întâlnire existentă
Puteți stabili o întâlnire și apoi aveți mai mulți participanți pe care să îi invitați ulterior (de exemplu, dacă angajați un alt angajat și doriți să-i adăugați la întâlnirile obișnuite ale personalului). Iată cum puteți invita noi participanți la o întâlnire pe care ați configurat-o deja.
- Găsiți întâlnirea în calendarul dvs.
- Faceți dublu clic pe elementul întâlnirii.
-
Selectați fila Asistent de programare > Adăugați participanți.
Image -
În caseta de dialog Selectați participanți și resurse, alegeți numele participantului.
Image -
Selectați fie Obligatoriu sau Opțional pentru a indica dacă participantul trebuie să participe la întâlnire sau dacă participarea este opțională.
Image -
Selectați OK.
Image -
Participantul apare acum în lista Toți participanții din Asistentul de programare.
Image -
Selectați Trimiteți actualizarea.
Image
