Există multe moduri de a partaja un dosar în Outlook cu alții. Poate face lucrul cu o echipă sau la un proiect mult mai ușor atunci când toate comunicările sunt într-un singur loc și poate fi o modalitate excelentă de a gestiona activitățile casnice, finanțele și multe altele. Aflați cum să creați dosare partajate Outlook și să vă organizați munca.
Trebuie să ai acces la Exchange Server. Acesta este singurul mod în care puteți gestiona sau partaja folderele Outlook.
Cum se partajează un folder în Outlook 2016
Ceva pe care doriți să verificați înainte de a încerca să partajați un dosar este dacă administratorul vă permite să faceți acest lucru. Dacă da, iată ce trebuie să faceți:
- Deschideți Outlook așa cum ați face de obicei.
- Găsiți dosarul pe care doriți să-l partajați cu cineva.
-
Odată localizat, faceți clic dreapta pe dosar, apoi selectați Properties
Image -
În fereastra de proprietăți, selectați fila Permisiuni.
Image - Selectați Adăugați.
-
Din lista de adrese de e-mail de pe server, selectați-o pe cea cu care doriți să partajați dosarul în Outlook.
Image
Cum se deschide un folder partajat în Outlook
Dacă o altă persoană ți-a partajat un dosar, asigură-te că ți-a acordat permisiunile corecte. Cel mai probabil veți primi o invitație de partajare prin e-mail și tot ce trebuie să faceți este să selectați Deschideți aceste Note/Sarcini/Jurnal/Contact/Calendar în colțul din stânga sus.
Luați în considerare păstrarea e-mailului de invitație pentru dosarul comun.
Dacă ștergeți e-mailul de invitație, conținutul partajat vă este în continuare accesibil, există doar câțiva pași suplimentari. Doar selectați fila Folder, apoi selectați Deschideți Calendar/Contacte/Jurnal/Note/Activități partajate.
Acest lucru funcționează pe Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 și Outlook 2019
Cum să eliminați un folder partajat
Fie că partajați un dosar sau eliminați un dosar partajat, procesul este aproximativ același. Dacă ți-a fost partajat un dosar, cel mai simplu mod de a scăpa de el ar fi să-i ceri persoanei care ți-a acordat acces să revoce toate permisiunile.
Dacă trebuie să eliminați pe cineva de la vizualizarea dosarului dvs. partajat, urmați acești câțiva pași:
- Faceți clic dreapta pe folderul partajat din Outlook, apoi selectați Properties.
- Selectați fila Partajare folder.
- Alegeți cu ce utilizator nu doriți să mai partajați dosarul, apoi selectați Eliminați.
Niveluri de permisiuni în folderele partajate în Outlook
Există o modalitate de a limita ceea ce oamenii pot face într-un dosar partajat folosind o gamă întreagă de reguli de permisiuni.
Deschideți Outlook, faceți clic dreapta pe folderul pe care doriți să-l partajați, apoi selectați Properties > Permissions. De acolo, selectați meniul drop-down Nivel de permisiune și alegeți un nivel diferit pentru fiecare persoană cu care ați putea partaja dosarul.
De exemplu, dacă selectați Proprietar, acea persoană poate face orice și orice, dar dacă selectați Revisor, singurul lucru ei pot face este să citească articolele și nimic altceva.
