Foile de calcul și bazele de date oferă ambele modalități de a analiza datele. Abordarea pe care o folosește fiecare în colectarea și partajarea acestor date este însă destul de diferită.
O foaie de calcul oferă date cvasistructurate într-un format de rând și coloană. Cu toate acestea, foile de calcul nu au legătură între ele și nu necesită reguli cu privire la informațiile conținute în foaia de calcul. De asemenea, foile de calcul nu au instrumente sofisticate de rezumare și raportare.
Bazele de date colectează informații într-un mod structurat și aplică, în mod implicit, reguli și relații cu privire la ceea ce intră și iese. Le-am examinat pe ambele pentru a vă ajuta să determinați care dintre ele se potrivește cel mai bine nevoilor dvs.
Concluziile generale
- Conțin celule formate din coloane și rânduri.
- Efectuați calcule matematice.
- Sortați și filtrați datele.
- Organizați colecții complexe de date.
- Controlat de un sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS).
-
Accesați și gestionați cantități mari de date.
Bazele de date acceptă citirea și scrierea rapidă a conținutului în mod automat. Cu excepția cazului în care utilizați un sistem homebrew de instrumente de declanșare precum If This Then That, o foaie de calcul necesită introducerea manuală a informațiilor.
Microsoft Excel și Google Sheets sunt programe de calcul utilizate în mod obișnuit. Ambele sunt disponibile gratuit pe computere, tablete și smartphone-uri.
În afară de Microsoft Access pe desktop (și clonele precum LibreOffice Base), cele mai solide instrumente de baze de date se află pe servere. Companiile mari folosesc opțiuni precum Microsoft SQL Server sau suita de servere Oracle. Oamenii din comunitățile open-source și Linux folosesc instrumente precum MariaDB.
Când utilizați o bază de date, în general o asociați cu instrumente de asistență. Deoarece bazele de date necesită Structured Query Language pentru a accesa informații, instrumente precum designerii de rapoarte vizuale (cum ar fi Crystal Reports) sau instrumentele de tablou de bord (cum ar fi Tableau) gestionează atât generarea SQL, cât și dezvoltarea de rapoarte complexe.
Design: analiză vs. relații
- Optimizat pentru analiza simplă a datelor.
- Capacități de filtrare limitate.
- Capacitate limitată de a compara date din diferite surse.
- Pot să conecteze tabele.
- Analiză relațională puternică.
- Capacități de calcul limitate.
Dacă bazele de date sau foile de calcul au cel mai mult sens pentru un anumit scop rezultă dintr-o mână de caracteristici de caz de utilizare.
Deși formulele de căutare și regiunile denumite leagă unele părți ale foilor de calcul, o foaie de calcul este un set de date autonom. Are o capacitate limitată de a filtra și grupa diferite foi de lucru și fișiere de foi de calcul. Foile de calcul sunt optimizate pentru finanțare și analiza simplă a datelor. Pentru o scriere simplă a numerelor, această abordare este superioară unei baze de date. De asemenea, bazele de date necesită mai multe abilități tehnice pentru a fi configurate.
Totuși, nu este ușor să compari informații din diferite date dintr-o foaie de calcul. Bazele de date impun relații și acceptă interogări bazate pe atribute sau subseturi din unul sau mai multe tabele. Bazele de date leagă tabelele între ele în diferite moduri și realizează statistici rezumative pentru acele subseturi și superseturi.
Raportare: aspectul este cheia
- Aspect personalizabil.
- Ușor de creat grafice.
- Funcții de formatare bogate.
- Aspect formalizat.
- Rapoarte eficientizate.
- Format de raport tabelar.
Foile de calcul prezintă o grilă de informații. Conținutul, formatarea, aspectul și structura sunt determinate de proprietarul foii de calcul. Bazele de date necesită o structură formalizată și separă informațiile de aspectul informațiilor respective.
O foaie de calcul este atât informația, cât și stratul de prezentare pentru acele informații. Această abordare simplifică rapoartele simple, deoarece calculele sunt transparente pentru oricine deschide fișierul. În plus, opțiuni precum liniile de regulă, umbrirea, graficele și culorile fac ca rezultatul final să arate așa cum doriți.
O bază de date scoate informații în format tabelar. Orice formatare a rezultatului trebuie să aibă loc într-o foaie de calcul sau într-un alt program, cum ar fi un instrument de bord.
Locația datelor: acces la informații și auditare
- Documente autonome.
- Opțiuni de securitate limitate.
- Un utilizator o dată.
- Servere de baze de date dedicate.
- Permisiunile cresc securitatea.
- Multi utilizatori simultani.
Foile de calcul sunt documente autonome care se află pe computere individuale sau pe servere de fișiere. Bazele de date, în cea mai mare parte, necesită servere de baze de date dedicate. Aceasta înseamnă că este mai multă muncă pentru a crea o bază de date, dar nu o puteți înregistra greșit sau nu o puteți șterge accidental.
Deși puteți proteja o foaie de calcul cu parolă, în general nu puteți verifica cine o vede sau o editează. Cu o bază de date, totuși, nu puteți vizualiza sau modifica datele decât dacă aveți permisiunea. Baza de date înregistrează orice vizualizare și editare pe care o efectuați pentru a putea fi descoperite în viitor.
În general, foile de calcul sunt concepute pentru a fi deschise și editate de o singură persoană odată. Bazele de date acceptă mulți utilizatori conectați simultan.
Verdict: volumul datelor decide
Decizia dacă ar trebui să utilizați o aplicație pentru foi de calcul sau o bază de date depinde de cantitatea de date cu care intenționați să lucrați. Foile de calcul sunt adecvate pentru liste gestionabile de informații de bază. Cu toate acestea, dacă intenționați să stocați cantități mari de date brute pentru o perioadă de timp nedeterminată, o bază de date este o investiție utilă a timpului și a resurselor dvs.
