Introducerea corectă a datelor într-o foaie de calcul prima dată evită problemele mai târziu și facilitează utilizarea multor instrumente și funcții Excel, cum ar fi formulele și diagramele. Acest tutorial acoperă noțiunile de bază și de ce nu trebuie făcute pentru introducerea datelor în programe de calcul, cum ar fi Excel, Google Sheets și Open Office Calc.
Instrucțiunile din acest articol se aplică pentru Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel pentru Mac, Excel pentru Microsoft 365 și Excel Online.
Prezentare generală a introducerii datelor Excel
Fișele de lucru Excel sunt instrumente de analiză puternice care stochează cantități mari de date. Asigurați-vă că datele dvs. sunt afișate și analizate corect utilizând cele mai bune practici Excel pentru introducerea datelor.
Acestea sunt cele mai importante lucruri pe care trebuie să le țineți cont atunci când utilizați Excel:
- Fă planificați foaia de calcul.
- Nu lăsați rânduri sau coloane goale atunci când introduceți date asociate.
- Fă salvați frecvent și salvați în două locuri.
- Nu utilizați numere ca titluri de coloană și nu includeți unități cu datele.
- Do folosește referințe de celule și intervale de nume în formule.
- Nu lăsa celulele care conțin formule deblocate.
- Do sortați datele dvs.
Planificați-vă foaia de calcul
La introducerea datelor în Excel, este o idee bună să planificați înainte de a începe să tastați. Decideți cum va fi utilizată foaia de lucru, datele pe care le va conține și ce se va face cu acele date. Aceste decizii afectează în mod semnificativ aspectul final al foii de lucru.
Planificarea înainte de a tasta economisește timp ulterior dacă foaia de calcul trebuie reorganizată pentru a o face mai eficientă.
Iată câteva puncte de luat în considerare atunci când vă planificați registrele de lucru Excel:
- Care este scopul foii de calcul?
- Câte date va stoca foaia de calcul?
- Sunt necesare diagramele?
- Va fi tipărită foaia de calcul?
Linia de bază
Scopul foii de calcul determină locația datelor, deoarece informațiile cele mai importante trebuie să fie vizibile și ușor accesibile. Dacă datele dvs. necesită calcule, calculele determină ce formule și funcții sunt necesare și unde trebuie introduse formulele.
Câte date va stoca foaia de calcul?
Cantitatea de date pe care foaia de calcul o va deține inițial și cât de mult va fi adăugat la ea ulterior determină numărul de foi de lucru de care veți avea nevoie pentru registrul de lucru.
Iată câteva sfaturi:
- Nu vă răspândiți prea mult datele. Când datele sunt conținute în mai multe foi de lucru, informații specifice pot fi greu de găsit. De asemenea, calculele care acoperă mai multe foi de lucru sau registre de lucru afectează performanța Excel.
- Pentru foile de lucru mari, afișați totalurile semnificative ale coloanelor deasupra titlurilor coloanelor, mai degrabă decât în partea de jos a foii de lucru, pentru a găsi rapid informații rezumative.
Sunt necesare grafice?
Dacă toate sau o parte din datele vor fi folosite într-o diagramă sau diagrame, aceasta ar putea afecta aspectul informațiilor.
Urmați aceste bune practici atunci când utilizați grafice:
- În funcție de tipul de diagramă, este posibil ca datele să fie grupate diferit. De exemplu, creați o zonă de rezumat pentru diagrame circulare.
- Pentru foile de calcul mari, mutați diagramele în pagini separate, astfel încât foile de lucru să nu fie aglomerate cu date și imagini.
Va fi tipărită foaia de calcul?
Modul în care organizați datele depinde de modul în care vor fi tipărite. Vor fi tipărite toate datele sau doar câteva dintre date? Datele vor fi tipărite în format portret sau peisaj?
Când imprimați foi de lucru, țineți cont de aceste sfaturi:
- Dacă foaia de lucru este tipărită folosind vizualizarea portret pe hârtie de dimensiunea litere (8,5" x 11"), plasați majoritatea datelor în rânduri sub câteva coloane. În acest fel, titlurile sunt vizibile pe o singură foaie.
- Dacă foaia de lucru este tipărită pe mai multe coli, tipăriți titlurile coloanelor în partea de sus a fiecărei pagini. Titlurile coloanelor oferă o imagine de ansamblu asupra datelor și le fac mai accesibile și mai ușor de citit.
- Dacă sunt tipărite mai multe coloane de date, utilizați aspectul peisaj pentru a păstra toate titlurile pe o singură pagină. Din nou, dacă sunt necesare mai multe foi, tipăriți titlurile coloanelor în partea de sus a fiecărei pagini.
- Dacă foaia de lucru conține diagrame, mutați diagramele pe o foaie separată înainte de a imprima registrul de lucru.
Nu lăsați rânduri sau coloane goale când introduceți date asociate
Rândurile sau coloanele goale din tabelele de date sau intervalele aferente de date fac dificilă utilizarea corectă a mai multor funcții Excel, cum ar fi diagrame, tabele pivot și anumite funcții.
Chiar și celulele goale dintr-un rând sau dintr-o coloană care conține date pot cauza probleme, așa cum se arată în imaginea de mai jos.
Lipsa spațiilor goale ajută Excel să detecteze și să selecteze datele asociate atunci când se utilizează o serie de funcții precum sortarea, filtrarea sau suma automată.
Când doriți să divizați datele pentru a fi mai ușor de citit, utilizați chenare sau formatați titlurile și etichetele. Folosiți indicii vizuale, cum ar fi textul aldine, liniile și culoarea celulei pentru a separa și a evidenția datele.
Urmați aceste sfaturi atunci când lucrați cu date în rânduri și coloane:
- Plasați un titlu descriptiv în partea de sus a primei coloane a tabelului cu datele dedesubt.
- Dacă există mai multe serii de date, enumerați-le una după alta în coloane (de la stânga la dreapta) cu titlul pentru fiecare serie de date în partea de sus.
Linia de bază
În timp ce păstrarea datelor asociate împreună este esențială, este, de asemenea, utilă separarea intervalelor de date care nu au legătură. Lăsați coloane sau rânduri necompletate între diferitele intervale de date sau alte date în foaia de lucru, astfel încât Excel să selecteze intervalele corespunzatoare sau tabelele de date.
Salvați frecvent
Importanța de a vă salva munca în mod frecvent nu poate fi exagerată sau menționată prea des. Dacă utilizați o foaie de calcul bazată pe web, cum ar fi Google Sheets sau Excel Online, salvarea nu este o problemă. Aceste programe nu au o opțiune de salvare. În schimb, foile de calcul sunt salvate automat în contul dvs. cloud cu funcția Salvare automată.
Pentru programele de calcul pentru desktop, salvați-vă munca după două sau trei modificări. De exemplu, salvați după ce ați adăugat date, ați format titluri de coloană sau ați introdus o formulă. Cel puțin, salvați-vă munca la fiecare două sau trei minute.
Chiar dacă stabilitatea computerelor și a software-ului de calculator s-a îmbunătățit drastic de-a lungul timpului, software-ul încă se blochează, se produc întreruperi de curent și alte persoane uneori se împiedică de cablul de alimentare și îl scot din priză. Și când au loc accidente, pierderea datelor vă crește volumul de muncă pe măsură ce reconstruiți ceea ce ați făcut deja.
Excel are o funcție de salvare automată, care de obicei funcționează foarte bine, dar nu ar trebui să vă bazați pe deplin pe ea. Obișnuiți-vă să vă securizați datele cu salvări frecvente.
Comandă rapidă pentru salvare
Nu trebuie să mutați mouse-ul pe panglică și să faceți clic pe pictograme pentru a vă salva munca. În schimb, obișnuiește-te să salvezi folosind combinația de comenzi rapide de la tastatură. Când doriți să salvați foaia de lucru, apăsați Ctrl+ S.
Salvați în două locuri
Este, de asemenea, important să vă salvați datele în două locații diferite. A doua locație este o copie de rezervă. Cel mai bun backup este unul care se află într-o locație fizică diferită de cea originală.
Când salvați o copie de rezervă a registrelor de lucru, luați în considerare salvarea fișierelor în contul dvs. cloud. Când registrele de lucru sunt stocate pe computer și în cloud, veți avea nu numai o copie de rezervă în cloud, dar cloud-ul este proiectat cu copii de siguranță redundante, ceea ce înseamnă că datele dvs. sunt stocate pe mai multe servere.
Backup-uri bazate pe cloud
Din nou, realizarea unei copii de rezervă nu trebuie să fie o sarcină care consumă mult timp.
Dacă securitatea nu este o problemă, cum ar fi dacă foaia de lucru este o listă a DVD-urilor dvs., probabil că este suficient să vă trimiteți o copie prin e-mail. Dacă securitatea este o problemă, stocarea în cloud este o opțiune.
În cazul foilor de calcul online, proprietarii programului fac copii de rezervă ale serverelor lor, iar aceasta include toate datele utilizatorilor. Dar pentru a fi în siguranță, descărcați o copie a fișierului pe computer.
Nu utilizați numere ca titluri de coloane și nu includeți unități cu datele
Folosiți titluri în partea de sus a coloanelor și la începutul rândurilor pentru a vă identifica datele, titlurile simplifică operațiunile precum sortarea. Dar nu utilizați numere precum 2012, 2013 și așa mai departe, ca titluri.
După cum se arată în imaginea de mai sus, titlurile de coloană și rând care sunt numere pot fi incluse, din neatenție, în calcule. Dacă formulele dvs. conțin funcții care selectează automat intervalul de date pentru argumentul funcției, cum ar fi AutoSum, numerele din titlurile coloanei vor cauza o problemă.
De obicei, astfel de funcții, care includ și AutoMax și AutoAverage, vor căuta mai întâi coloane de numere și apoi vor căuta în stânga un rând de numere. Orice titluri care sunt numere vor fi incluse în intervalul selectat.
Numerele care sunt folosite ca titluri de rând pot fi confundate cu o altă serie de date dacă sunt selectate ca parte a unui interval pentru o diagramă, mai degrabă decât ca etichete de axe.
Formatați numerele din celulele de antet ca text sau creați etichete text precedând fiecare număr cu un apostrof ('), cum ar fi „2012 și „2013”. Apostroful nu apare în celulă, dar schimbă numărul în date text.
Păstrați unitățile în titluri
Nu introduceți moneda, temperatura, distanța sau alte unități în fiecare celulă cu datele numerice. Dacă faceți acest lucru, există șansa ca Excel sau Foi de calcul Google să vadă toate datele dvs. ca text.
În schimb, plasați unitățile în titluri în partea de sus a coloanei pentru a vă asigura că aceste titluri sunt în format text și nu vor crea o problemă.
Text la stânga, numere la dreapta
O modalitate rapidă de a afla dacă aveți date text sau numere este să verificați alinierea datelor într-o celulă. În mod implicit, datele text sunt aliniate la stânga în Excel și Foi de calcul Google, iar datele numerice sunt aliniate la dreapta într-o celulă.
Deși această aliniere implicită poate fi modificată, formatarea ar trebui aplicată după ce au fost introduse toate datele și formulele. Alinierea implicită vă oferă un indiciu dacă datele sunt formatate corect în foaia de lucru.
Simboluri procentuale și valutare
Cea mai bună practică pentru introducerea datelor într-o foaie de lucru este să introduceți un număr simplu și apoi să formatați celula pentru a afișa corect numărul, de exemplu ca procent sau ca monedă.
Excel și Google Sheets recunosc simbolurile procentuale care sunt introduse într-o celulă împreună cu numărul. Aceste aplicații acceptă, de asemenea, simboluri monetare comune, cum ar fi semnul dolarului ($) sau simbolul lirei sterline (£) dacă le introduceți într-o celulă împreună cu datele numerice, dar alte simboluri valutare, cum ar fi randul sud-african (R), este interpretat ca text.
Pentru a evita potențialele probleme, introduceți suma și apoi formatați celula pentru monedă, în loc să introduceți simbolul monedei.
Folosiți referințe de celule și intervale denumite în formule
Atât referințele la celule, cât și intervalele denumite pot fi și ar trebui utilizate în formule pentru a menține formulele și întreaga foaie de lucru fără erori și actualizate.
Referințele de celule sunt o combinație a literei coloanei și a numărului rândului unei celule, cum ar fi A1, B23 și W987. Referințele de celule identifică locația datelor într-o foaie de lucru.
Un interval denumit sau un nume definit este similar cu o referință de celulă, deoarece este folosit pentru a identifica o celulă sau un interval de celule dintr-o foaie de lucru.
Date de referință în formule
Formulele sunt folosite în Excel pentru a efectua calcule precum adunarea sau scăderea.
Dacă numerele reale sunt în formule precum:
=5 + 3
De fiecare dată când datele se schimbă, trebuie să editați formula. Deci, dacă noile numere sunt 7 și 6, formula devine:
=7 + 6
Ca alternativă, dacă introduceți datele în celule din foaia de lucru, atunci utilizați referințe de celule sau nume de intervale în formulă, mai degrabă decât numere.
Dacă introduceți numărul 5 în celula A1 și 3 în celula A2, formula devine:
=A1 + A2
Pentru a actualiza datele, veți modifica conținutul celulelor A1 și A2, dar păstrați formula așa cum este. Excel actualizează automat rezultatele formulei.
Această metodă este utilă atunci când foaia de lucru conține formule complicate și când mai multe formule fac referire la aceleași date. Apoi veți schimba datele doar într-o singură locație, care, la rândul său, actualizează formulele care le fac referire.
Referințele de celule și intervalele denumite fac, de asemenea, foile de lucru mai sigure, protejând formulele de modificări accidentale, lăsând în același timp accesibile celulele de date care se modifică.
Linia de bază
O altă caracteristică a Excel și Google Sheets este că referințele de celule sau numele intervalelor pot fi introduse în formule folosind indicarea, care implică clic pe o celulă pentru a introduce referința în formulă. Indicarea reduce posibilitatea apariției erorilor cauzate de tastarea unei referințe greșite pentru celulă sau de ortografia greșită a unui nume de interval.
Utilizați intervale denumite pentru a selecta datele
Dând un nume unei zone de date asociate, este mai ușor să selectați datele care vor fi sortate sau filtrate.
Dacă dimensiunea unei zone de date se modifică, editați intervalul numit cu Managerul de nume.
Nu lăsați celulele care conțin formule deblocate
După ce au petrecut atât de mult timp pentru a-și corecta formulele și a folosi referințele adecvate pentru celule, mulți oameni fac greșeala de a lăsa acele formule vulnerabile la modificări accidentale sau neintenționate.
Blocați celulele care conțin formulele dvs. dacă utilizați referințe de celule sau intervale denumite. Dacă este necesar, protejează celulele cu parolă pentru a le păstra în siguranță.
În același timp, lăsați celulele care conțin datele deblocate, astfel încât utilizatorii să poată introduce modificări și să păstreze foaia de calcul actualizată.
Protejarea unei foi de lucru sau a unui registru de lucru este un proces în doi pași:
- Asigurați-vă că celulele corecte sunt blocate.
- Protejați foaia de lucru adăugând o parolă.
Sortați-vă datele
Sortați datele după ce ați terminat de introdus. Lucrul cu cantități mici de date nesortate în Excel sau Foi de calcul Google nu este de obicei o problemă, dar pe măsură ce foaia de calcul devine mai mare, devine dificil să lucrezi eficient cu ea.
Datele sortate sunt mai ușor de înțeles și analizat. Unele funcții și instrumente, cum ar fi CĂUTARE V și SUBTOTAL, necesită date sortate pentru a returna rezultate precise.
De asemenea, sortați datele în moduri diferite pentru a identifica tendințele care nu sunt evidente la început.
Selectați datele de sortat
Excel trebuie să știe intervalul exact pe care trebuie să îl sortați și să identifice zonele de date asociate dacă există:
- Fără rânduri sau coloane goale într-o zonă de date asociate.
- Rânduri și coloane goale între zonele de date asociate.
Excel determină, de asemenea, dacă zona de date are nume de câmpuri și exclude acel rând de la sortare.
Cu toate acestea, permiterea lui Excel să selecteze intervalul pentru sortare poate fi riscantă, mai ales cu cantități mari de date greu de verificat.
Folosiți nume pentru a selecta datele
Pentru a vă asigura că sunt selectate datele corecte, evidențiați intervalul înainte de a începe sortarea. Dacă intenționați să sortați același interval de date în mod repetat, cea mai bună abordare este să îi dați un nume.
Când sortați un interval de date numit, introduceți numele în caseta cu nume sau selectați-l din lista verticală asociată. Excel evidențiază automat intervalul corect de date din foaia de lucru.
Sortarea rândurilor și coloanelor ascunse
Excel nu include rândurile și coloanele de date ascunse la sortare, astfel încât aceste rânduri și coloane trebuie să fie dezvăluite înainte de a avea loc sortarea. De exemplu, dacă rândul 7 este ascuns într-un interval de date care vor fi sortate, acesta va rămâne ca rândul 7 și nu va fi mutat în locația sa corectă în datele sortate.
Același lucru este valabil și pentru coloanele de date. Sortarea după rânduri implică reordonarea coloanelor de date, dar dacă coloana B este ascunsă înainte de sortare, aceasta va rămâne ca coloana B după sortare.
Pastrați numerele ca numere
Verificați dacă toate numerele sunt formatate ca numere. Dacă rezultatele nu sunt cele așteptate, coloana poate conține numere stocate ca text și nu ca numere. De exemplu, numerele negative importate din unele sisteme de contabilitate sau un număr introdus cu un apostrof principal (') sunt stocate ca text.
Când datele sunt sortate rapid cu butonul A-Z sau Z-A, lucrurile pot merge prost. Dacă există un rând sau coloane goale în date, unele dintre date se vor sorta, iar altele nu. Cel mai simplu mod de a vă asigura că ați selectat intervalul corect de date înainte de sortare este să îi dați un nume.
Dacă este selectată o singură celulă, Excel extinde selecția la un interval (la fel ca apăsarea Ctrl+ Shift+ 8 ) delimitat de una sau mai multe coloane și rânduri goale. Apoi examinează primul rând din intervalul selectat pentru a determina dacă conține sau nu informații despre antet.
Anteturile de coloane trebuie să respecte reguli stricte înainte ca Excel să le recunoască ca antet. De exemplu, dacă există celule goale în rândul antetului, Excel ar putea crede că nu este un antet. De asemenea, dacă rândul antetului este formatat la fel ca și celel alte rânduri din intervalul de date, atunci este posibil ca Excel să nu recunoască antetul. În plus, dacă un tabel de date este format din text și rândul antetului nu conține decât text, Excel nu va recunoaște rândul antetului; rândul antetului arată exact ca un alt rând de date în Excel.
Excel sortează numai după ce intervalul este selectat și Excel stabilește dacă există un rând de antet. Rezultatele sortării depind de dacă Excel a primit corect atât selecția intervalului, cât și determinarea rândului antetului. De exemplu, dacă Excel nu crede că există un rând de antet, atunci antetul este sortat în corpul datelor.
Pentru a vă asigura că intervalul de date este recunoscut corect, utilizați Ctrl+ Shift+ 8comandă rapidă pentru a vedea ce selectează Excel. Dacă nu corespunde așteptărilor dvs., atunci fie modificați caracterul datelor din tabel, fie selectați intervalul de date înainte de a utiliza caseta de dialog Sort.
Pentru a vă asigura că titlurile sunt recunoscute corect, utilizați Ctrl+ Shift+ 8 comandă rapidă pentru a selecta intervalul de date, apoi priviți primul rând. Dacă antetul are celule goale printre cele selectate în primul rând, primul rând este formatat la fel ca al doilea rând sau ați selectat mai mult de un rând de antet, atunci Excel presupune că nu există niciun rând de antet. Pentru a corecta acest lucru, faceți modificări în rândul antetului pentru a vă asigura că Excel le recunoaște.
Dacă tabelul dvs. de date utilizează anteturi cu mai multe rânduri, Excel poate avea dificultăți în a le recunoaște. Problema se agravează atunci când vă așteptați ca Excel să includă rânduri goale în acel antet; pur și simplu nu o poate face automat. Puteți, totuși, să selectați rândurile de sortat înainte de a face sortarea. Cu alte cuvinte, fiți specific în ceea ce doriți să sorteze Excel; nu lăsați Excel să facă presupuneri pentru dvs.
Pastrați datele și orele ca text
Dacă rezultatele sortării după dată nu se dovedesc conform așteptărilor, datele din coloana care conține cheia de sortare pot conține date sau ore stocate ca date text și nu ca numere (datele și orele sunt date numerice formatate).
În imaginea de mai sus, recordul pentru A. Peterson a ajuns în partea de jos a listei, când, pe baza datei de împrumut 5 noiembrie 2014, ar trebui să fie deasupra celui pentru A. Wilson, care de asemenea are o dată de împrumut de 5 noiembrie. Motivul rezultatelor neașteptate este că data de împrumut pentru A. Peterson a fost stocată ca text, nu ca număr.
Date mixte și sortare rapidă
Când utilizați metoda de sortare rapidă cu înregistrări care conțin text și date numerice, Excel sortează separat numărul și datele text, plasând înregistrările cu date text în partea de jos a listei sortate.
Excel poate include, de asemenea, titlurile de coloană în rezultatele sortării, interpretându-le doar ca un alt rând de date text, mai degrabă decât ca nume de câmpuri pentru tabelul de date.
Sortare avertismente
Când utilizați caseta de dialog Sortare, chiar și pentru sortările pe o singură coloană, Excel poate afișa un avertisment că a întâlnit date stocate ca text și oferă aceste opțiuni:
- Sortați orice care arată ca un număr ca număr.
- Sortați numerele și numerele stocate ca text separat.
Prima opțiune plasează datele text în locația corectă a rezultatelor sortării. A doua opțiune plasează înregistrările care conțin date text în partea de jos a rezultatelor sortării, așa cum se întâmplă în cazul sortărilor rapide.
