Ce trebuie să știți
- Arhiva manuală: Accesați Fișier > Informații > Instrumente >Curăță articolele vechi . În fereastra pop-up Arhivă, selectați Arhivați acest dosar și toate subdosarele.
- Apoi, selectați folderul pentru arhivă. Selectați lista drop-down Arhivați articole mai vechi deși setați o dată.
- Arhivare automată: accesați Fișier > Opțiuni > Avansat >Setări de arhivare automată . Selectați Run Arhivare automată la fiecare și introduceți un interval de timp.
Dacă lăsați să se acumuleze prea multe e-mailuri în căsuța dvs. de e-mail, performanța Outlook poate avea de suferit. Aflați cum să arhivați e-mailurile în Outlook și să gestionați acele e-mailuri vechi, fie manual, fie automat. Instrucțiunile din acest articol se aplică pentru Outlook pentru Microsoft 365 și Outlook 2019, 2016, 2013 și 2010.
Cum să arhivezi manual e-mailurile în Outlook
Dacă preferați să controlați când sunt arhivate vechile e-mailuri și unde sunt arhivate, există un proces manual pe care îl puteți urma pentru a face asta. Puteți arhiva manual mesajele de e-mail în orice dosar.
-
Deschideți Outlook și selectați Fișier > Informații > Instrumente > Curățați articolele vechi.
Image -
În fereastra pop-up Arhivă, selectați Arhivați acest dosar și toate subdosarele și apoi selectați folderul în care doriți să arhivați elementele.
Image -
Selectați lista drop-down Arhivați articole mai vechi de, apoi setați data după care doriți să arhivați mesajele.
De asemenea, puteți selecta Răsfoiți pentru a identifica un fișier PST individual pe care doriți să-l utilizați pentru această arhivă. Sau îl puteți păstra ca nume de fișier implicit.
Image -
Selectați OK. Outlook va arhiva acum mesajele din acel dosar conform setărilor pe care le-ați configurat.
Image -
Dacă preferați să arhivați mesajele în toate dosarele și nu în cele individuale, selectați Arhivați toate dosarele conform setărilor lor de arhivare automată Dacă alegeți aceasta, va trebui să reveniți la fila Acasă, faceți clic dreapta pe unul dintre dosarele pentru care doriți să setați setările de arhivare automată, apoi selectați Properties
Image -
În fereastra Proprietăți, selectați fila Arhivare automată.
Image -
Selectați Arhivați acest dosar utilizând aceste setări, apoi configurați setările pentru câte luni de mesaje doriți să păstrați și unde să mutați elementele vechi.
Folosind Setările de arhivare automată, configurați atât modul în care mesajele sunt arhivate când ați activat Arhivarea automată, cât și modul în care sunt arhivate e-mailurile atunci când le arhivați manual folosind setările de arhivare automată.
Image
Cum se declanșează manual arhivarea automată
Puteți declanșa Arhivarea automată fie manual, fie automat. Dacă ați configurat deja setările de arhivare automată pentru toate dosarele, așa cum este descris mai sus, puteți declanșa procedura de arhivare instantaneu.
Selectați Fișier > Informații > Unelte > Curăţare cutie , apoi selectați Arhivare automată pentru a declanșa procesul de arhivare. Aceasta va folosi setările de Arhivare automată pe care le-ați configurat pentru fiecare dosar de e-mail.
Cum se declanșează automat arhivarea automată
Pe lângă declanșarea manuală a procedurii de arhivare, puteți, de asemenea, să configurați Arhivarea automată să ruleze în mod regulat.
-
Selectați Fișier > Opțiuni > Avansat > Setări automate.
Image -
În fereastra de setări Arhivare automată, selectați Rulați Arhivare automată la fiecare și introduceți cât de des doriți să rulați Arhivarea automată.
Puteți configura setările să solicite când rulează Arhivarea automată și să o setați fie pentru a șterge mesajele de e-mail vechi, fie pentru a le muta într-un fișier PST de arhivă de pe computer.
Image -
Selectați OK,și Arhivare automată se vor rula la intervalul pe care l-ați setat, astfel încât să nu vă faceți griji că mesajele primite ocupă prea mult spațiu.
Image
Utilizați Outlook Sweep pentru a arhiva automat în Outlook Web
Pe Outlook Online, arhivarea mesajelor este un proces manual. O funcție numită Outlook Sweep vă ajută să vă păstrați căsuța de e-mail curată.
Este imposibil să schimbați vechimea mesajelor pe care le arhivați, dar cel puțin funcția de scanare vă oferă posibilitatea de a arhiva toate mesajele primite de mai mult de 10 zile. Acest lucru vă va ajuta să vă păstrați căsuța de e-mail curată automat.
-
Deschideți căsuța de e-mail a contului în care doriți să arhivați mesajele de e-mail. Selectați e-mailul pe care doriți să îl arhivați, apoi selectați Sweep din meniu.
Image -
În ecranul pop-up, selectați Mutați întotdeauna mesajele mai vechi de 10 zile din dosarul INBOX.
Image -
Selectați meniul drop-down Mutați în și selectați Arhivare.
Image
