În ciuda proliferării metodelor de comunicare online, e-mailul rămâne cel mai popular, cu aproape 300 de miliarde de e-mailuri trimise în fiecare zi în 2019. Indiferent dacă ești nou-nouț în e-mail sau l-ai folosit de zeci de ani, asigură-te că” respectați regulile de etichetă prin e-mail.
Verificați mesajul înainte de a trimite
După ce introduceți adresele destinatarilor, creați un subiect adecvat, scrieți mesajul și atașați câteva documente justificative, întoarceți-vă și asigurați-vă că ați făcut totul corect:
- Examinați mesajul. Este ceva neclar? Există erori gramaticale sau greșeli de scriere? Ai spus tot ce ai vrut să spui?
- Verifică-ți sursele. Un link către o sursă externă ar clarifica semnificația dvs.? Un link l-ar ajuta pe destinatar să găsească rapid un site web?
- Uită-te la numele destinatarilor. Ai uitat o persoană importantă care trebuie să vadă mesajul? Ați adăugat pe cineva care nu ar trebui să vadă mesajul?
- Uită-te la adresa ta. Dacă aveți mai multe, asigurați-vă că trimiteți mesajul din cel mai potrivit pentru scopul mesajului.
- Determinați prioritatea mesajului. Mesajul trebuie etichetat ca important?
- Adăugați documente justificative. Ați uitat atașamentele?
Nu răspundeți întotdeauna tuturor
Ar trebui să știți când și când nu să răspundeți tuturor la e-mailurile de grup. Dacă toată lumea din e-mailul inițial (cel la care răspundeți) trebuie să știe ce aveți de spus, folosiți Răspunde tuturor.
De exemplu, persoana A vă trimite un e-mail pe dvs. și pe persoana B pentru a veni cu idei despre cum să sărbătoriți aniversarea de 10 ani a șefului dvs. în companie. Răspunsul dvs. este relevant atât pentru persoana A, cât și pentru persoana B, așa că utilizați Răspuns tuturor pentru a răspunde la ambele.
Dacă cineva trimite o invitație la petrecere prin e-mail ție și altor 20 de prieteni, răspunsul tău nu este relevant pentru ceilalți destinatari ai e-mailului, așa că folosește Răspuns pentru a trimite un răspuns numai expeditorului inițial.
Scrieți linii de subiect efective
Cheia pentru a scrie un subiect bun pentru e-mail este să te asiguri că surprinde pe scurt esența mesajului tău. Iată câteva exemple:
- Întâlnirea de vânzări schimbată la 3:00
- Invitație la petrecere de Halloween
- Revizuiri text site-ului
- Cele mai bune 20 videoclipuri din această săptămână
- Detalii despre noul dvs. membru
- Confirmarea programării dvs.
- Solicitare de voluntari pentru evenimente de strângere de fonduri
Pentru a face subiectele mai eficiente, includeți acțiunea pe care doriți să o întreprindă destinatarii, cum ar fi:
- Invitație la petrecere de Halloween - RSVP până pe 11 mai
- Revizuiri ale textului site-ului - Necesită aprobare până marți
Linia de bază
Când redirecționați un mesaj de e-mail de la altcineva, explicați noului destinatar de ce faceți acest lucru și cum vă așteptați să beneficieze de pe urma acestuia. De exemplu, să presupunem că un client, Jay, îți trimite o întrebare și tu nu știi răspunsul. Redirecționați mesajul colegei dvs., Sara, cu o notă care spune: „Sara, Jay vrea să cunoască procesul de conectare la portalul nostru de pe dispozitivul său mobil. Vedeți mai jos pentru detalii. Puteți ajuta?”
Explicați de ce CC
Dacă trimiteți cuiva la un mesaj de e-mail, explicați-i destinatarului principal că faceți acest lucru și de ce. De exemplu, să presupunem că Jenna vrea să se alăture clubului tău de carte, iar tu îi trimiți informații despre asta. I-ai adresa liderului clubului de carte, Ann, și i-ai scrie Jennei: „Îi trimit liderului nostru, Ann, ca să poată vedea ce-ți trimit și să completeze tot ce aș fi putut lăsa afară.„ Când utilizați acest proces, Ann știe și de ce primește o copie a mesajului.
Linia de bază
Mesajele de e-mail se pot pierde în e-mail sau în filtrul de spam. Ca o curtoazie, mai ales cu mesajele importante (cum ar fi cele cu atașamente sau care au legătură cu termenele limită), scrieți o scurtă notă pentru a anunța expeditorul că a primit e-mailul. De exemplu, dacă șeful dvs. vă trimite un nou proiect la care să lucrați, răspundeți cu „Am înțeles, voi începe mâine.”
Folosiți acronimele cu moderație
Nu toată lumea cunoaște fiecare acronim, așa că folosiți cât mai puține posibil, și numai atunci când sunteți sigur că destinatarul știe ce înseamnă. Există mai multe acronime care sunt utilizate în mod obișnuit în corespondența prin e-mail de afaceri. Iată câteva:
- ASAP: cât mai curând posibil
- BTW: Apropo
- EOD: sfârșitul zilei
- EOM: Sfârșitul mesajului (utilizat în mod obișnuit în linia de subiect pentru a indica că nu există niciun corp de e-mail de urmat)
- EOW: sfârșitul săptămânii
- FYI: pentru informațiile dvs.
- IMO: în opinia mea
- OOO: în afara biroului
- Y/N: da sau nu
Linia de bază
Deoarece nu înțelegi contextul expresiilor faciale și al tonului vocii în e-mail, nu este un mediu bun pentru exprimarea sarcasmului sau a umorului, mai ales cu destinatarii pe care nu îi cunoști bine. Exprimați-vă mesajul simplu și direct, cel puțin până când ajungeți să cunoașteți mai bine un destinatar. Dacă într-adevăr nu te poți abține, include o emoticon zâmbitoare sau râzând pentru a arăta că glumești.
Alegeți un sfârșit potrivit
Uneori este greu să știi cum să închei un mesaj de e-mail. Iată câteva sugestii, bazate pe situație:
- Mulțumesc sau Multe mulțumiri: dacă ceri o favoare.
- Dragoste sau Îmbrățișări: dacă destinatarul este un prieten sau un membru al familiei.
- Salvare sau Cel mai bun: dacă destinatarul este o cunoştinţă întâmplătoare.
- Cu stimă: dacă mesajul dvs. este formal.
- Cu stima sau Cu stima: Dacă doriți să mențineți un ton formal de afaceri.
