Microsoft Teams oferă o varietate de instrumente pentru a crește productivitatea și a îmbunătăți comunicarea dintre angajați prin chat text, apeluri vocale și video, funcționalitate de partajare a fișierelor, înregistrări online ale schimburilor și calendarele sale partajate.
Funcționalitatea de calendar partajată a Microsoft Teams permite membrilor grupului să creeze întâlniri direct în aplicația Teams, să specifice detalii și să adauge alți membri, astfel încât nu numai să fie notificați cu privire la eveniment, ci și să îl adauge la echipele Microsoft sincronizate. calendarul de asemenea.
Acest articol se aplică aplicațiilor Microsoft Teams de pe dispozitivele Windows 10, iOS și Android, în plus față de versiunea web.
Cum funcționează calendarele Microsoft Teams
Microsoft Teams este un instrument de colaborare conceput pentru organizații sau grupuri și este astfel structurat având în vedere un grup sau o echipă. Este posibil să vă puteți conecta la un grup Microsoft Teams cu e-mailul dvs. obișnuit, dar, de cele mai multe ori, vi se atribuie un e-mail al companiei pe care îl utilizați pentru a accesa Teams și alte aplicații și servicii Microsoft 365 conexe.
Aplicația Microsoft Teams are un calendar principal care este atribuit întregului grup sau organizație. Membrii grupului pot adăuga întâlniri sau evenimente la acest calendar care apar automat în calendar pentru alți membri. Persoanele fizice pot fi, de asemenea, adăugate la evenimente sau întâlniri din calendar dacă li se cere să participe.
Din punct de vedere tehnic, calendarul încorporat (sau implicit) se numește calendar de grup, în timp ce calendarele externe care sunt partajate în cadrul Microsoft Teams sunt calendare partajate. Cu toate acestea, acești termeni sunt adesea amestecați, iar distincția dintre ei s-a estompat.
Este o idee bună să faceți referire la calendarele din Microsoft Teams prin nume unice, în loc să utilizați termenii Partajat sau Grup pentru a evita confuzia.
Calendarele pot fi, de asemenea, partajate în cadrul Microsoft Teams din Outlook sau din alte servicii de programare, cum ar fi Google Calendar.
Cum se creează un eveniment din calendar partajat Microsoft Teams
Iată procesul de creare a unui eveniment, denumit întâlnire în Microsoft Teams, care poate fi partajat cu alți membri ai grupului și adăugat automat în calendarul grupului.
Acest exemplu folosește aplicația Windows 10 Microsoft Teams, dar aceste instrucțiuni și meniurile utilizate sunt identice în toate celel alte versiuni.
- Deschide aplicația Microsoft Teams.
-
Selectați Calendar.
Image -
Dați clic pe Întâlnire nouă.
Image -
Alegeți fusul orar corespunzător din meniul drop-down din partea de sus a ecranului.
Image Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la fusul orar în care se află membrii echipei dvs., deoarece ora întâlnirii dvs. se va ajusta automat pentru ei.
-
Introduceți un nume pentru întâlnirea dvs. în Adăugați câmpul de titlu.
Image -
În câmpul Adăugați participanți necesari, introduceți numele persoanelor despre care doriți să fiți notificat despre eveniment. După ce începeți să introduceți text, ar trebui să apară automat nume, pe care să le selectați.
Image Dacă doriți să partajați acest eveniment din calendar cu persoane care nu fac parte din grupul dvs. Microsoft Teams sau poate nici măcar nu folosesc Microsoft Teams, puteți face acest lucru introducând adresa lor completă de e-mail în loc de numele lor.
Faceți clic pe Opțional pentru a adăuga membri ai grupului pe care doriți să îi aflați despre întâlnire, dar care nu trebuie să participați.
După ce întâlnirea a fost creată, tuturor invitaților li se va trimite o invitație la adresa lor de e-mail asociată.
-
În continuare, specificați ora de începere și de încheiere a întâlnirii dvs.
Image -
Faceți clic pe Nu se repetă pentru a deschide un meniu și a face întâlnirea un eveniment obișnuit, dacă trebuie să fie recurentă. De exemplu, poate doriți să aveți aceeași întâlnire în fiecare zi a săptămânii, săptămânal sau o dată pe lună.
Image -
Faceți clic pe Adăugați canal dacă întâlnirea dvs. este specifică unei anumite categorii din configurația Microsoft Teams a companiei dvs. De exemplu, poate doriți să îl plasați într-un canal de manageri, astfel încât numai membrii echipei care folosesc acel canal să știe că are loc o întâlnire.
Image Puteți lăsa multe dintre aceste câmpuri necompletate dacă doriți.
-
Următorul este câmpul Adăugați locație. În ciuda numelui său, acesta nu este de fapt pentru a specifica o locație fizică. În schimb, aceasta este pentru a selecta un sistem de cameră sau un telefon de conferință compatibil Microsoft Teams.
Dacă compania dvs. nu folosește astfel de dispozitive, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la completarea acestui câmp.
Image -
În câmpul mare din partea de jos a ecranului, introduceți detalii pentru câmpul întâlnirii, introduceți o descriere a întâlnirii dvs., o agendă a întâlnirii sau un mesaj către participanți.
Image -
În sfârșit, dați clic pe Trimite. Acest lucru va adăuga evenimentul în calendarul Microsoft Teams și îi va invita pe cei pe care i-ați adăugat. După ce răspund, evenimentul va fi adăugat automat și în calendarele lor.
Image Dacă nu ați adăugat pe nimeni la eveniment, vi se va afișa butonul Salvați. Acest lucru va salva pur și simplu evenimentul în calendarul dvs. personal Microsoft Teams.
Ce face Microsoft Teams Scheduling Assistant?
Opțiunea Asistent de programare care este afișată la crearea unei întâlniri în Microsoft Teams pe un computer este o modalitate alternativă de a crea sau edita un eveniment. Utilizează o interfață de utilizator mai vizuală, care afișează opțiunile în partea stângă a ecranului și vă permite să selectați o perioadă de timp cu mouse-ul care face automat modificările programului.
Adevăratul avantaj al Asistentului de programare este modul în care afișează toate programele membrilor grupului. Acest lucru face ușor să vedeți ce ore și zile sunt disponibile pentru toți și elimină bătălia de a fi nevoiți să întrebați membrii grupului la ce oră li se potrivește cel mai bine.
Programele vor apărea în Asistentul de programare numai dacă au fost introduse în Microsoft Teams de către administrator sau alți utilizatori. Dacă organizația dvs. nu folosește Microsoft Teams pentru a gestiona programele, această funcție nu va fi utilă.
Asistentul de programare Microsoft Teams este un instrument complet opțional, deși unii l-ar putea prefera în locul opțiunii implicite de creare a întâlnirilor.
Cum se acceptă o invitație la Microsoft Teams Calendar
După ce ați fost adăugat la o întâlnire într-un calendar Microsoft Teams, ar trebui să primiți aproape imediat o invitație prin e-mail.
Când primiți acest e-mail, faceți clic pe linkul Alăturați-vă întâlnirii Microsoft Teams pentru a accepta invitația. Aplicația Microsoft Teams se deschide și te adaugă la eveniment. Dacă nu aveți instalat Microsoft Teams, vi se solicită să îl instalați.
Dacă nu ați primit o invitație, verificați cu creatorul evenimentului pentru a vă asigura că a folosit adresa de e-mail corectă. De asemenea, vă recomandăm să vă verificați dosarul de spam sau mesaje nedorite.
Unele servicii de e-mail vă pot solicita să adăugați aceste evenimente Microsoft Teams la propriul sistem de calendar. Puteți face acest lucru dacă doriți, dar va trebui totuși să faceți clic pe linkul text din e-mail pentru a accepta invitația.
Cum se utilizează Outlook Teams Crearea și partajarea evenimentelor
Microsoft Teams necesită un cont Microsoft pentru a fi utilizat. De obicei, compania sau organizația dvs. vă va oferi un nou cont Microsoft care poate fi utilizat pentru a accesa Microsoft Teams și o varietate de alte servicii Microsoft Office.
E-mailul asociat acestui cont Microsoft poate fi folosit pentru a vă conecta la Outlook și, deoarece acest cont este folosit și pentru a accesa Teams, întâlnirile din calendar pot fi create în Outlook și sincronizate automat cu Microsoft Teams.
Pentru ca acest lucru să funcționeze, trebuie să utilizați același cont Microsoft pentru Outlook și Microsoft Teams. De exemplu, nu vă puteți folosi contul de e-mail personal Outlook pentru a crea un eveniment pentru un calendar de lucru Microsoft Teams.
Acest lucru se poate face atât cu aplicațiile Outlook, cât și prin intermediul experienței web, iar întregul proces este aproape identic cu modul în care ați organiza o întâlnire în cadrul Microsoft Teams, așa cum se arată mai sus.
Pentru a accesa calendarul din Outlook, faceți clic pe pictograma Calendar din partea de jos a meniului din stânga. După ce calendarul este deschis, faceți clic pe o zi pentru a începe procesul de creare a evenimentului.
Dacă doriți ca un eveniment realizat în Outlook să se înregistreze în Teams, trebuie să activați comutatorul de lângă Întâlnirea echipelor, care poate fi găsită alături de Căutați o cameră sau o locație text. Dacă nu, funcționalitatea de calendar partajat Microsoft Teams nu se va activa și evenimentul va fi pur și simplu un eveniment de bază în programul calendaristic Outlook.
Cum să partajați un alt calendar în Microsoft Teams
În timp ce Microsoft Teams are propria funcție de calendar încorporată, este, de asemenea, posibil să importați calendare suplimentare din Outlook, Google sau orice alt serviciu de programare care oferă o adresă web care poate fi partajată pentru calendarele sale.
Acest lucru poate fi util dacă echipa ta folosește o altă aplicație sau serviciu pentru gestionarea evenimentelor în afara ecosistemului Microsoft Office.
Acest exemplu folosește Google Calendar, dar procesul este identic pentru alte astfel de servicii.
- Deschide Google Calendar într-un browser web ca de obicei.
-
Treceți cursorul mouse-ului peste numele unui calendar, astfel încât cele trei puncte să apară în dreapta numelui acestuia. Faceți clic pe trei puncte pentru a deschide meniul.
Image -
Faceți clic pe Setări.
Image -
Faceți clic pe adresa web de sub Adresa URL publică a acestui calendar și apăsați Ctrl + Vpentru a-l copia în clipboard.
Image -
Deschide Microsoft Teams și accesează un grup sau chat la care vrei să adaugi calendarul.
Image -
Dați clic pe simbolul + din partea de sus a ecranului.
Image -
Faceți clic pe Site web.
Image -
Inserați adresa calendarului dvs. în câmpul URL.
Image De asemenea, puteți adăuga un nume personalizat pentru acesta tastând în câmpul Nume file și alegeți dacă doriți să alertați grupul cu privire la adăugarea calendarului bifând caseta de lângă Postați pe canal despre această filă.
-
Dați clic pe Salvați.
Image Calendarul dvs. va fi acum partajat în Microsoft Teams și va fi vizualizat de toată lumea din această nouă filă personalizată.
Cum se editează o întâlnire Microsoft Teams
Pentru a edita o întâlnire Microsoft Teams pe care ați creat-o sau la care aveți acces, tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe ea din calendarul dvs. din aplicația Microsoft Teams și să faceți modificările în câmpurile corespunzătoare.
Puteți adăuga sau elimina participanți, puteți modifica ora sau locația și, de asemenea, puteți edita numele și descrierea evenimentului. Asigurați-vă că faceți clic pe Trimiteți actualizarea când ați terminat pentru a salva modificările.
Dacă modificările nu se afișează pentru dvs. sau pentru membrii echipei dvs., încercați să închideți complet aplicația și apoi să o redeschideți.
De asemenea, puteți edita evenimentele Teams în Outlook, deschizând evenimentul în calendar și făcând clic pe Editare.
