Ce trebuie să știți
- Puteți crea unul în centrul de administrare MS 365 sub Grupuri > Cutii poștale partajate. Selectați Adăugați o cutie poștală și urmați pașii de acolo.
- Toți cei alocați unei căsuțe poștale partajate Microsoft Office 365 au acces la tot ce se află în ea: e-mailuri primite, răspunsuri, redirecționări etc.
- Utilizatorii Office 365 au nevoie de un abonament Microsoft Exchange Online pentru a accesa poșta partajată.
Acest articol explică cum să adăugați utilizatori la o cutie poștală comună Outlook și cum să utilizați cutiile poștale partajate în Outlook, pe web și dintr-o aplicație mobilă. Aceste instrucțiuni se aplică pentru Office 365 pentru Windows și macOS; Outlook 2019, 2016, 2013 și 2010; Outlook pentru iOS și Android; și Outlook pe web.
Cum se creează o cutie poștală partajată în Office 365
Puteți crea câte cutii poștale partajate aveți nevoie, dar fiecare utilizator pe care îl atribuiți căsuței poștale trebuie să aibă un abonament Microsoft 365. Pentru a configura o căsuță poștală comună:
-
Conectați-vă la centrul de administrare Microsoft 365 utilizând contul de administrator global Microsoft 365 sau acreditările contului de administrator Exchange.
Centrul de administrare Microsoft 365 era cunoscut anterior drept Centrul de administrare Office 365.
-
Selectați Grupuri > Cutii poștale partajate în panoul de navigare.
Image - Selectați Adăugați o cutie poștală pe pagina Cutii poștale partajate.
-
Pe pagina Adăugați o cutie poștală, introduceți un nume pentru cutia poștală partajată în câmpul Nume.
Image -
Un alias de cutie poștală este creat automat în câmpul E-mail, dar puteți schimba aliasul dacă doriți. După ce ați denumit căsuța poștală comună, selectați Adăugați.
Image - Selectați Adăugați membri la această cutie poștală sub Pașii următori.
- Selectați Adăugați membri pe pagina Adăugați membri ai căsuței poștale partajate.
-
Sub Membri, bifați caseta de lângă fiecare persoană care va avea acces la căsuța poștală partajată. Când ați terminat, selectați Salvați și apoi Închidere.
Dacă nu vedeți numele unei persoane în listă, selectați Căutare și introduceți numele persoanei.
Cum să salvați e-mailul trimis în căsuța poștală partajată
Când un utilizator trimite un mesaj de e-mail din căsuța poștală partajată, o copie a acelui mesaj este salvată în dosarul Elemente trimise al acelui utilizator, nu în căsuța poștală partajată. Dacă doriți să salvați aceste e-mailuri în căsuța poștală partajată, trebuie să editați setările căsuței poștale partajate.
Pentru a salva mesajele de e-mail trimise în căsuța poștală partajată, parcurgeți următorii pași:
- Conectați-vă la centrul de administrare Microsoft 365 și selectați Grupuri > Cutie poștale partajate în panoul de navigare.
- Selectați căsuța poștală comună.
-
Selectați Editare lângă Articole trimise.
Image - Setați atât Copiați articolele trimise ca această cutie poștală și Copiați articolele trimise în numele acestei căsuțe poștale la Pe , apoi selectați Salvare.
Cum se utilizează cutia poștală partajată în Outlook 2016, Outlook 2013 și Outlook 2010
Când configurați cutia poștală partajată, alți utilizatori nu trebuie să facă nimic pentru a afișa căsuța poștală partajată în versiunea pentru desktop a Outlook. Căsuța poștală partajată apare automat în bara laterală Outlook.
Pentru a trimite un e-mail din căsuța poștală partajată, parcurgeți următorii pași:
- Selectați fila Acasă din partea de sus a Outlook.
-
Selectați E-mail nou pentru a crea un mesaj nou.
Image - Selectați De la în noul mesaj de e-mail, apoi selectați căsuța poștală partajată.
- Tastați mesajul dvs. și selectați Trimite.
Cum se accesează cutia poștală partajată în Outlook pe web
Dacă doriți să lucrați cu căsuța poștală partajată într-un browser web, trebuie să adăugați manual căsuța poștală. Pentru a adăuga căsuța poștală partajată la Outlook pe web, parcurgeți următorii pași:
- Conectați-vă la contul dvs. Microsoft 365, apoi selectați aplicația Outlook.
-
Clic dreapta pe Folders (sau numele cutiei poștale) în panoul de navigare, apoi selectați Adăugați dosar comun.
- Tastați adresa de e-mail a căsuței poștale partajate în caseta de dialog Adăugați folderul comun, apoi selectați Adăugați.
Cum se adaugă cutii poștale partajate la aplicația Outlook Mobile
Dacă doriți să accesați o cutie poștală partajată de pe smartphone sau tabletă, urmați acești pași:
- Lansați aplicația Outlook pentru iOS sau Android și conectați-vă la contul dvs.
-
Atingeți Adăugați un cont în panoul din stânga, apoi atingeți Adăugați o cutie poștală comună.
Dacă aveți mai multe conturi Outlook, alegeți-l pe cel care are acces la căsuța poștală partajată.
-
Introduceți adresa de e-mail. După finalizarea procesului, ar trebui să vedeți căsuța poștală comună sub conturile dvs. în aplicația Outlook.
Dacă doriți să eliminați o cutie poștală partajată din aplicația Outlook, accesați Setări > Conturi, apoi atingeți căsuța poștală partajată și alege Șterge contul.
Ce este o cutie poștală partajată în Office 365?
Fiecare persoană atribuită unei căsuțe poștale partajate Office 365 are acces complet la toate mesajele din ea. Utilizatorii membri pot citi e-mailurile primite, pot răspunde la mesaje, pot redirecționa mesaje și pot vedea cum au răspuns alții.
Când un membru al echipei răspunde la un mesaj de e-mail din căsuța poștală partajată, e-mailul este trimis de la adresa partajată și nu de la adresa de e-mail a persoanei, astfel încât informațiile tuturor rămân confidențiale. Acestea fiind spuse, cutiile poștale partajate de obicei nu au nume de utilizator sau parole, ceea ce creează anumite probleme de securitate.
De ce să folosiți o cutie poștală comună?
Cutiile poștale partajate sunt ideale pentru departamentele de servicii pentru clienți sau de marketing care doresc ca mesajele de e-mail primite să primească răspuns de către următorul membru disponibil al echipei. Cutiile poștale partajate vin cu o listă de contacte partajată și un calendar partajat, astfel încât membrii grupului pot crea întâlniri într-o locație centrală pe care toți membrii o pot vedea.
