Ce trebuie să știți
- În Outlook, selectați Fișier > Informații > Setări cont >Setările contului.
- Accesați fila Fișier de date și selectați Adăugați. În caseta de dialog New Outlook Data File, alegeți Outlook Data File și apoi selectați OK.
- Denumește arhiva, alege o locație pentru ea și selectează OK. Trageți și plasați dosare întregi în noul dosar Arhivă.
Acest articol explică cum să păstrezi fișierul PST mic, arhivând e-mailurile vechi. Instrucțiunile din acest articol se aplică pentru Outlook pentru Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 și Outlook 2010.
Cum să arhivezi e-mailurile vechi în Outlook pentru a menține fișierul PST mic
Pe măsură ce teancul de e-mail pe care îl păstrați în Outlook crește, tot așa, de obicei, crește timpul necesar Outlook pentru a face ceea ce doriți să facă. Limita de dimensiune a fișierului PST apare. (Fișierul PST sau „Foldere personale” este locul în care Outlook vă păstrează toate datele, inclusiv calendarele, contactele și e-mailurile.)
Pentru a crea o arhivă de mesaje vechi în Outlook separată de fișierul PST pe care îl utilizați în fiecare zi:
- Selectați Fișier și alege Informații.
-
Selectați Setări cont și alege Setări cont din meniu. Se va deschide fereastra Setări cont.
Image -
Selectați fila Fișier de date.
Image -
Selectați Adăugați. Se va deschide caseta de dialog Nou fișier de date Outlook.
Image -
Selectați Fișier de date Outlook și alegeți OK.
Image -
Introduceți numele arhivei sub Nume fișier și selectați locația în care doriți să salvați fișierul.
Image - Selectați OK și închideți fereastra.
Mutați e-mailul în arhivă
Pentru a completa arhiva PST nou creată, trageți și plasați dosare întregi în dosarul rădăcină care apare nou sub Dosare de e-mail Acest lucru este util dacă aveți deja un Arhiva dosar care conține, să zicem, toate e-mailurile de anul trecut. Doar introduceți-l în arhiva PST.
Alternativ, pentru a arhiva articole individuale:
- Faceți clic dreapta pe folderul rădăcină numit după arhiva dvs. PST sub Foldere de e-mail.
-
Selectați Dosar nou din meniu.
Image -
Tastați numele folderului dorit.
Asigurați-vă că Email și Postați este selectat sub Folderul conține dacă doriți să arhivați e-mailurile. Pentru arhivarea altor articole, alegeți categoria corespunzătoare.
Image - Trageți și plasați e-mailuri individuale sau grupuri de e-mailuri în dosarul nou creat.
- Pentru a muta toate mesajele anterioare unei anumite date într-un dosar (sau dosare imbricate), selectați Fișier > Informații.
-
Selectați Instrumente și alegeți Curățare cutie poștală.
Image -
Selectați Arhivare automată din meniul care a apărut.
Image
Închideți fișierul PST de arhivă
După ce ați arhivat toate elementele, puteți închide fișierul PST în Outlook:
- Faceți clic dreapta pe folderul rădăcină al arhivei dvs. PST sub Foldere de e-mail.
-
Selectați Închideți „_” din meniu.
Image
Accesați e-mailul dintr-un fișier PST arhivă închis
Pentru a prelua mesaje dintr-un fișier PST de arhivă pe care l-ați închis:
- Selectați fila Fișier și alege Deschidere și exportare.
-
Alegeți Deschideți fișierul de date Outlook.
Image - Fișierul PST și dosarele acestuia vor apărea sub Foldere de e-mail, gata de acțiune.
Un fișier PST mic este un fișier PST rapid
Este util să păstrați dimensiunea fișierului dvs. PST principal mic și ușor de gestionat. Puteți solicita ca Outlook să facă o parte din acestea folosind Arhivarea automată sau să vă împărțiți mesajele între mai multe fișiere PST, care pot fi nedureroase și rapide.
