Când aveți cantități mari de date, poate fi copleșitor dacă nu sunt sortate corect în registrul de lucru. Aflați diferite metode de sortare a datelor în Excel pentru a deveni mai productiv și pentru a face foile de calcul mai ușor de gestionat.
Instrucțiunile din acest articol se aplică pentru Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel pentru Microsoft 365, Excel Online și Excel pentru Mac.
Selectați datele de sortat
Înainte de a putea fi sortate datele, Excel trebuie să știe intervalul exact care urmează să fie sortat. Excel va selecta zone de date asociate, atâta timp cât datele îndeplinesc aceste condiții:
- Nu există rânduri sau coloane goale într-o zonă de date asociate.
- Rândurile și coloanele goale sunt între zonele de date asociate.
Excel determină dacă zona de date are nume de câmpuri și exclude rândul din înregistrările care urmează să fie sortate. Permiterea lui Excel să selecteze intervalul de sortat poate fi riscant, mai ales cu cantități mari de date greu de verificat.
Pentru a vă asigura că sunt selectate datele corecte, evidențiați intervalul înainte de a începe sortarea. Dacă același interval va fi sortat în mod repetat, cea mai bună abordare este să îi atribuiți un nume.
Cheie de sortare și ordine de sortare în Excel
Sortarea necesită utilizarea unei taste de sortare și a unei ordini de sortare. Cheia de sortare reprezintă datele din coloana sau coloanele pe care doriți să le sortați și este identificată prin titlul coloanei sau numele câmpului. În imaginea de mai jos, cheile de sortare posibile sunt ID student, Numele, Vârsta, Programul și Luna începută.
Sortează datele rapid
Pentru a face o sortare rapidă, selectați o singură celulă din coloana care conține cheia de sortare. Apoi alegeți cum doriți să fie sortate datele. Iată cum:
- Selectați o celulă din coloana care conține cheia de sortare.
- Selectați Acasă.
- Selectați Sortare și filtrare pentru a deschide meniul drop-down cu opțiuni de sortare.
- Alegeți cum doriți să sortați datele. Selectați ordinea crescătoare sau descrescătoare.
Când utilizați Sortare și filtrare, opțiunile de sortare din lista derulantă se modifică în funcție de tipul de date din intervalul selectat. Pentru datele text, opțiunile sunt Sortare de la A la Z și Sortare de la Z la A. Pentru datele numerice, opțiunile sunt Sortare de la cel mai mic la cel mai mare și Sortare de la cel mai mare la cel mai mic.
Sortează mai multe coloane de date în Excel
Pe lângă efectuarea unei sortări rapide bazate pe o singură coloană de date, funcția de sortare personalizată a Excel vă permite să sortați pe mai multe coloane prin definirea mai multor chei de sortare. În sortările pe mai multe coloane, cheile de sortare sunt identificate selectând titlurile coloanelor din caseta de dialog Sortare.
Ca și în cazul unei sortări rapide, cheile de sortare sunt definite prin identificarea titlurilor coloanelor sau a numelor câmpurilor, în tabelul care conține cheia de sortare.
Exemplu de sortare pe mai multe coloane
În exemplul de mai jos, datele din intervalul A2 până la E12 sunt sortate pe două coloane de date. Datele sunt mai întâi sortate după nume și apoi după vârstă.
Pentru a sorta mai multe coloane de date:
- Evidențiați intervalul de celule de sortat. În acest exemplu, sunt selectate celulele de la A2 la E12.
- Selectați Acasă.
- Selectați Sortare și filtrare pentru a deschide lista drop-down.
- Selectați Sortare personalizată pentru a deschide caseta de dialog Sortare.
- Puneți o bifă lângă Datele mele au anteturi.
- Sub titlul de coloană, selectați Sortare după săgeata în jos și alegeți Nume din lista verticală pentru a sorta mai întâi datele după coloana Nume.
- Sub titlul Sort On, lăsați setarea ca Valori celule. Sortarea se bazează pe datele reale din tabel.
- Sub titlul Comanda, selectați săgeata în jos și alegeți Z la A pentru a sorta datele despre nume în ordine descrescătoare.
- Selectați Adăugare nivel pentru a adăuga o a doua opțiune de sortare.
- Sub titlul Coloanei, selectați Apoi cu săgeata în jos și alegeți Vârsta pentru a sorta înregistrările cu nume duplicate după coloana Vârstă.
- Sub titlul Comanda, alege De la cel mai mare la cel mai mic din lista derulantă pentru a sorta datele de vârstă în ordine descrescătoare.
- Selectați OK pentru a închide caseta de dialog și a sorta datele.
Ca urmare a definirii unei a doua chei de sortare, prezentată în exemplul de mai jos, cele două înregistrări cu valori identice pentru câmpul Nume sunt sortate în ordine descrescătoare folosind câmpul Vârstă. Aceasta are ca rezultat înregistrarea pentru studentul Wilson J., 21 de ani, fiind înaintea recordului pentru Wilson P., 19 ani.
Primul rând: titluri de coloane sau date
Intervalul de date selectat pentru sortare în exemplul de mai sus a inclus titlurile coloanelor de deasupra primului rând de date. Acest rând conține date care sunt diferite de datele din rândurile următoare. Excel a stabilit că primul rând conține titlurile coloanelor și a ajustat opțiunile disponibile în caseta de dialog Sortare pentru a le include.
Excel folosește formatarea pentru a determina dacă un rând conține titluri de coloană. În exemplul de mai sus, titlurile coloanelor sunt un font diferit de datele din restul rândurilor.
Dacă primul rând nu conține titluri, Excel folosește litera coloanei (cum ar fi coloana D sau coloana E) ca opțiuni în opțiunea Coloană din caseta de dialog Sortare.
Excel folosește această diferență pentru a stabili dacă primul rând este un rând de antet. Dacă Excel face o greșeală, caseta de dialog Sortare conține o casetă de selectare Datele mele au anteturi care înlocuiește această selecție automată.
Sortați datele după dată sau oră în Excel
Pe lângă sortarea alfabetică a datelor de text sau a numerelor de la cel mai mare la cel mai mic, opțiunile de sortare ale Excel includ sortarea valorilor datei. Comenzile de sortare disponibile disponibile pentru date includ:
- Ordine crescătoare: de la cel mai vechi la cel mai nou.
- Comanda descendentă: de la cel mai nou la cel mai vechi.
Caseta de dialog Sortare rapidă vs. Sortare
Datele și orele care sunt formatate ca date numerice, cum ar fi Data împrumutării în exemplul de mai sus, utilizați metoda de sortare rapidă pentru a sorta pe o singură coloană. Pentru sortările care implică mai multe coloane de date sau ore, utilizați caseta de dialog Sortare în același mod în care sortați mai multe coloane de date cu numere sau text.
Exemplu de sortare după dată
Pentru a efectua o sortare rapidă după dată în ordine crescătoare, de la cel mai vechi la cel mai nou:
- Evidențiați intervalul de celule de sortat. Pentru a urma exemplul de mai sus, evidențiați celulele de la G2 la K7.
- Selectați Acasă.
- Selectați Sortare și filtrare pentru a deschide lista drop-down.
- Selectați Sortare personalizată pentru a deschide caseta de dialog Sortare.
- Sub titlul de coloană, selectați Sortare după săgeata în jos și alegeți Împrumutat pentru a sorta mai întâi datele după data împrumutului.
- Sub titlul Sort On, alege Valori celule. Sortarea se bazează pe datele reale din tabel.
- Sub titlul Ordine de sortare, alege De la cel mai vechi la cel mai nou din lista drop-down.
- Selectați OK în caseta de dialog pentru a închide caseta de dialog și a sorta datele.
Dacă rezultatele sortării după dată nu se dovedesc conform așteptărilor, datele din coloana care conține cheia de sortare pot conține date sau ore stocate ca date text și nu ca numere (datele și orele sunt doar date numerice formatate).
Date mixte și sortare rapidă
Când utilizați metoda de sortare rapidă, dacă înregistrările care conțin text și date numerice sunt amestecate împreună, Excel sortează separat numărul și datele text, plasând înregistrările cu date text în partea de jos a listei sortate.
Excel poate include, de asemenea, titlurile de coloană în rezultatele sortării, interpretându-le doar ca un alt rând de date text, mai degrabă decât ca nume de câmpuri pentru tabelul de date.
Avertisment posibil de sortare
Dacă se utilizează caseta de dialog Sortare, chiar și pentru sortările pe o singură coloană, Excel poate afișa un mesaj care vă avertizează că a găsit date stocate ca text și vă oferă posibilitatea de a alege:
- Sortați orice care arată ca un număr ca număr.
- Sortați numerele și numerele stocate ca text separat.
Dacă alegeți prima opțiune, Excel încearcă să plaseze datele text în locația corectă a rezultatelor sortării. Alegeți a doua opțiune și Excel plasează înregistrările care conțin date text în partea de jos a rezultatelor sortării, la fel ca în cazul sortărilor rapide.
Sortați datele în funcție de zilele săptămânii sau de luni în Excel
De asemenea, puteți sorta datele după zile ale săptămânii sau după luni ale anului, folosind aceeași listă personalizată încorporată pe care Excel o folosește pentru a adăuga zile sau luni la o foaie de lucru folosind mânerul de umplere. Aceste liste permit sortarea după zile sau luni în ordine cronologică și nu în ordine alfabetică.
Ca și în cazul altor opțiuni de sortare, valorile de sortare după o listă personalizată pot fi afișate în ordine crescătoare (de duminică până sâmbătă sau din ianuarie până în decembrie) sau descrescătoare (de sâmbătă până duminică sau din decembrie până în ianuarie).
În imaginea de mai sus, au fost urmați următorii pași pentru a sorta eșantionul de date în intervalul A2 până la E12 în funcție de lunile anului:
- Evidențiați intervalul de celule de sortat.
- Selectați Acasă.
- Selectați Sortare și filtrare pentru a deschide lista drop-down.
- Selectați Sortare personalizată pentru a deschide caseta de dialog Sortare.
- Sub titlul Coloanei, alege Început lunii din lista derulantă pentru a sorta datele în funcție de lunile anului.
- Sub titlul Sort On, selectați Valori celule. Sortarea se bazează pe datele reale din tabel.
- Sub titlul Comandă, selectați săgeata în jos de lângă opțiunea implicită de la A la Z pentru a deschide meniul drop-down.
- Alege Listă personalizată pentru a deschide caseta de dialog Liste personalizate.
- În fereastra din stânga a casetei de dialog, selectați ianuarie, februarie, martie, aprilie.
- Selectați OK pentru a confirma selecția și a reveni la caseta de dialog Sortare.
- Lista aleasă (ianuarie, februarie, martie, aprilie) este afișată sub titlul Comandă.
- Selectați OK pentru a închide caseta de dialog și a sorta datele în funcție de lunile anului.
În mod implicit, listele personalizate sunt afișate numai în ordine crescătoare în caseta de dialog Liste personalizate. Pentru a sorta datele în ordine descrescătoare folosind o listă personalizată după ce ați selectat lista dorită, astfel încât aceasta să fie afișată sub titlul Ordine din caseta de dialog Sortare:
- Selectați săgeata în jos de lângă lista afișată, cum ar fi ianuarie, februarie, martie, aprilie pentru a deschide meniul drop-down.
- În meniu, selectați opțiunea de listă personalizată care este afișată în ordine descrescătoare, cum ar fi decembrie, noiembrie, octombrie, septembrie.
- Faceți clic pe OK pentru a sorta datele în ordine descrescătoare folosind lista personalizată.
Sortați după rânduri pentru a reordona coloanele în Excel
Așa cum se arată în opțiunile de sortare anterioare, datele sunt în mod normal sortate folosind titlurile coloanelor sau numele câmpurilor. Rezultatul este reordonarea rândurilor întregi sau a înregistrărilor de date. O opțiune de sortare mai puțin cunoscută și, prin urmare, mai puțin utilizată în Excel este sortarea după rând, ceea ce are ca efect rearanjarea ordinii coloanelor de la stânga la dreapta într-o foaie de lucru.
Un motiv pentru sortarea după rând este potrivirea ordinii coloanelor între diferite tabele de date. Cu coloanele în aceeași ordine de la stânga la dreapta, este mai ușor să comparați înregistrările sau să copiați și să mutați datele între tabele.
Personalizați comanda coloanelor
Foarte rar, totuși, obținerea coloanelor în ordinea corectă este o sarcină simplă din cauza limitărilor opțiunilor de sortare ascendentă și descendentă pentru valori. De obicei, este necesar să folosiți o ordine de sortare personalizată, iar Excel include opțiuni de sortare după culoarea celulei sau a fontului sau după pictograme de formatare condiționată.
Cea mai ușoară modalitate de a spune lui Excel ordinea coloanelor este să adăugați un rând deasupra sau sub tabelul de date care conține numere care indică ordinea coloanelor de la stânga la dreapta. Sortarea după rânduri devine apoi o simplă chestiune de sortare a coloanelor de la cel mai mic la cel mai mare după rândul care conține numerele.
Odată ce sortarea este finalizată, rândul de numere adăugat poate fi șters cu ușurință.
Exemplu de sortare după rânduri
În eșantionul de date utilizat pentru această serie în opțiunile de sortare Excel, coloana ID student a fost întotdeauna prima în stânga, urmată de Nume și apoi de Vârstă.
În acest caz, așa cum se arată în imaginea de mai sus, au fost adăugate numere în coloane pentru a pregăti foaia de lucru pentru a reordona coloanele, astfel încât coloana Program să fie prima în stânga, urmată de Începutul lunii, Nume, Vârstă, și ID de student.
Iată cum puteți schimba ordinea coloanelor:
- Inserați un rând necompletat deasupra rândului care conține numele câmpurilor.
- În acest nou rând, introduceți următoarele numere de la stânga la dreapta, începând din coloana A: 5, 3, 4, 1, 2.
- Evidențiați intervalul de sortat. În acest exemplu, evidențiați A2 la E13.
- Selectați Acasă.
- Selectați Sortare și filtrare pentru a deschide lista drop-down.
- Selectați Sortare personalizată pentru a deschide caseta de dialog Sortare.
- Selectați Opțiuni pentru a deschide caseta de dialog Opțiuni de sortare.
- În secțiunea Orientare, selectați Sortare de la stânga la dreapta pentru a sorta ordinea coloanelor de la stânga la dreapta în foaia de lucru.
- Selectați OK pentru a închide caseta de dialog Opțiuni de sortare.
- Odată cu modificarea Orientării, antetul Coloanei din caseta de dialog Sortare se schimbă în Rând.
- Selectați Sortați după săgeata în jos și alegeți Rândul 2. Acesta este rândul care conține numerele personalizate.
- Sub titlul Sort On, alege Valori celule.
- Sub titlul Comanda, alege De la cel mai mic la cel mai mare din lista derulantă pentru a sorta numerele din rândul 2 în ordine crescătoare.
- Selectați OK pentru a închide caseta de dialog și a sorta coloanele de la stânga la dreapta după numerele din rândul 2.
- Ordinea coloanelor începe cu Program urmat de Începutul lunii, Nume, Vârstă și ID student.
Utilizați opțiunile de sortare personalizată din Excel pentru a reordona coloanele
Deși sortările personalizate sunt disponibile în caseta de dialog Sortare din Excel, aceste opțiuni nu sunt ușor de utilizat atunci când vine vorba de reordonarea coloanelor dintr-o foaie de lucru. Opțiunile pentru crearea unei ordine de sortare personalizată disponibile în caseta de dialog Sort sunt de a sorta datele după culoarea celulei, culoarea fontului și pictograma.
Cu excepția cazului în care fiecare coloană a avut deja aplicată formatare unică, cum ar fi fonturi sau culori diferite pentru celule, formatarea respectivă trebuie adăugată la celulele individuale din același rând pentru ca fiecare coloană să fie reordonată.
De exemplu, pentru a folosi culoarea fontului pentru a reordona coloanele:
- Selectați fiecare nume de câmp și schimbați culoarea fontului pentru fiecare. De exemplu, schimbați Programul în roșu, Începutul lunii în verde, Numele în albastru, Vârsta în portocaliu și ID student în violet.
- În caseta de dialog Sortare, selectați Sortare după și alegeți Rândul 2.
- Sub titlul Sort on, alege Culoare font.
- Sub titlul Comanda, setați manual ordinea culorilor numelor câmpurilor pentru a se potrivi cu ordinea dorită a coloanelor.
- După sortare, resetați culoarea fontului pentru fiecare nume de câmp.
