Să pierzi documente importante pe care le-ai petrecut atât de mult timp creându-le este frustrant, mai ales dacă ești ca majoritatea utilizatorilor, care creează documente direct pe computer și nu beneficiază de o copie scrisă de mână.
Iată șase modalități de a vă păstra documentele procesate pe text în siguranță.
Nu stocați niciodată documentele pe unitatea dvs. de operare
În timp ce majoritatea procesoarelor de text vă salvează fișierele în folderul Documentele mele, acesta este cel mai rău loc pentru ei. Indiferent dacă este vorba de un virus sau de o defecțiune a software-ului, majoritatea problemelor computerului afectează sistemul de operare și, adesea, singura soluție este reformatarea unității și reinstalarea sistemului de operare. Într-o astfel de situație, totul de pe unitate se va pierde.
Instalarea unui al doilea hard disk pe computer este o modalitate relativ ieftină de a rezolva această problemă. Un al doilea hard disk intern nu va fi afectat dacă sistemul de operare este corupt și poate fi chiar instalat pe alt computer dacă trebuie să cumpărați unul nou.
Dacă sunteți sceptic cu privire la instalarea unei a doua unități interne, un hard disk extern este o opțiune excelentă. O unitate externă poate fi atașată la orice computer în orice moment, conectând-o la un port USB sau FireWire. Multe unități externe au, de asemenea, avantajul suplimentar de backup-uri cu o singură atingere sau programate; specificați folderele și programul, iar software-ul se ocupă de restul.
Linia de bază
Stocarea fișierelor într-o altă locație decât sistemul de operare nu este suficientă; trebuie să creați copii de siguranță regulate ale fișierelor dvs. Creșteți-vă șansele de a putea recupera un fișier având o a doua copie de rezervă a acestuia. Dacă datele sunt importante, luați în considerare stocarea unei copii de rezervă într-un seif ignifug.
Atenție la atașamentele de e-mail
Chiar dacă sunteți sigur că nu conțin viruși, atașamentele de e-mail vă pot face să pierdeți date. De exemplu, dacă primiți un document cu același nume ca unul pe unitate, iar software-ul dvs. de e-mail este setat să salveze atașamente în aceeași locație, riscați să suprascrieți fișierul care este deja acolo. Acest lucru se întâmplă adesea când colaborezi la un document și colegii trimit actualizări prin e-mail.
Setați programul de e-mail pentru a salva atașamentele într-o locație unică sau, în afară de aceasta, gândiți-vă de două ori înainte de a salva un atașament de e-mail pe hard disk.
Atenție la eroarea utilizatorului
Profitați de măsurile de siguranță incluse în procesorul dvs. de text, cum ar fi funcțiile de versiuni și modificările urmărite. Un mod comun în care utilizatorii pierd date este atunci când editează un document și șterg accidental porțiuni. După ce documentul este salvat, porțiunile care sunt modificate sau șterse se pierd, cu excepția cazului în care ați activat funcțiile care stochează modificările pentru dvs.
Dacă nu doriți să vă ocupați de funcțiile avansate, utilizați tasta F12 înainte de a începe să lucrați pentru a salva fișierul sub alt nume. Nu este la fel de organizat ca unele dintre celel alte metode, dar este o metodă utilă.
Accesați Cloud
Stocarea fișierelor și a copiilor de rezervă ale acestora în cloud devine din ce în ce mai frecventă. Stocarea în cloud oferă multe avantaje, cum ar fi spații generoase, ușurință în utilizare, acces de oriunde v-ați afla și indiferent de dispozitivul pe care îl utilizați și fiabilitate.
Serviciile de stocare în cloud fac copii de rezervă pentru serverele lor, deci există un strat dublu de protecție pentru fișierele stocate astfel. Din aceste motive, stocarea în cloud este din ce în ce mai bună opțiune pentru majoritatea oamenilor.
Există mai multe opțiuni gratuite principale:
- Google Drive oferă 15 GB cu fiecare cont Google.
- Utilizatorii de Mac primesc 5 GB cu iCloud, care este încorporat în fiecare dispozitiv Apple.
- Microsoft oferă 5 GB de spațiu cu OneDrive, care vine cu conturile Microsoft 365 și Xbox.
Dacă aveți nevoie de mai mult spațiu de stocare, serviciile de mai sus oferă opțiuni cu plată, la fel ca și alte companii de stocare în cloud.
Păstrați copii pe hârtie ale documentelor dvs
Nu vă va împiedica să vă tastați și să formatați din nou documentul, dar păstrarea unei copii tipărite a unui document important vă va asigura cel puțin că aveți conținutul fișierului și este mai bine decât să nu aveți nimic..
